Ben je een mkb-bedrijf dat levert aan een onderneming die onder de CSRD rapporteert, dan bestaat er een grens aan de duurzaamheidsdata die zij van je kunnen eisen. De VSME-standaard stelt een plafond aan de informatieverzoeken die CSRD-rapporterende bedrijven mogen doen bij mkb-bedrijven in hun waardeketen, zowel upstream als downstream.
Dat is van belang omdat het alternatief onbegrensd is. Zonder plafond ontwerpt elke grote klant zijn eigen vragenlijst, en beantwoordt een leverancier met vijftien grote klanten jaarlijks vijftien verschillende sets vragen, geen enkele herbruikbaar.
Wat het plafond doet
Het plafond bepaalt het redelijke maximum van wat een grote onderneming mag verlangen van een mkb-bedrijf in haar waardeketen. Rapporteer je volgens VSME, dan heb je voldaan aan de standaard waar het plafond op is gebouwd. Verzoeken die daarbuiten vallen, zijn verzoeken waarbij je een principiële basis hebt om terug te duwen.
Twee dingen die dit niet is.
Het is geen juridisch schild. Je klant mag het nog steeds vragen. Jij mag nog steeds weigeren. Geen van beiden overtreedt een wet. Wat het plafond verandert, is wiens positie redelijk is, en dat doet ertoe wanneer het gesprek escaleert.
Het is geen reden om niets te rapporteren. Het plafond beschermt je tegen onbegrensde eisen. Het beschermt je niet tegen een klant die waardeketendata nodig heeft en een leverancier zal vinden die die levert. Rapporteren volgens de standaard is het punt; het plafond is wat voorkomt dat de standaard een bodem wordt die blijft stijgen.
Wat binnen het plafond valt
Grofweg: de onderdelen die VSME zelf definieert. Algemene bedrijfsinformatie, milieudata inclusief energie en broeikasgasemissies, sociale data over personeel en gezondheid en veiligheid, en governance en bedrijfsvoering.
Vraagt een klant iets uit deze set, dan is het antwoord om het te rapporteren, idealiter één keer, in VSME-format, herbruikbaar voor elke klant die het vraagt.
Wat er doorgaans buiten valt
Dit zijn de verzoeken die het waard zijn om te bekijken in plaats van reflexmatig te beantwoorden.
Maatwerkformats voor dezelfde data. Een klant wil je emissiecijfer in zijn eigen spreadsheet met zijn eigen categoriestructuur. De data valt binnen het plafond; de formateis is overhead. Bied het VSME-rapport aan. De meeste klanten accepteren dat, omdat hun eigen rapportagesysteem leveranciersdata toch in een gestandaardiseerde vorm moet inlezen.
Detail op locatieniveau waar organisatieniveau de standaard is. Een verzoek om emissies uit te splitsen per vestiging, productlijn of de specifiek aan die klant geleverde goederen, terwijl de standaard rapportage op organisatieniveau voorschrijft.
Primaire data waar schatting is toegestaan. Eisen om gemeten, leverancierspecifieke cijfers voor categorieën waar de standaard schatting toestaat. Primaire data produceren kan hier maanden werk betekenen voor een marginale winst in nauwkeurigheid.
Data van je eigen leveranciers. Verzoeken om data van je toeleveranciers te verzamelen en door te geven, waarmee je feitelijk wordt aangesteld om de waardeketenexercitie van je klant uit te voeren.
Audit en assurance waartoe je je niet hebt verbonden. Verificatie door een derde partij van mkb-data, waar de standaard dat niet vereist.
Alles wat losstaat van hun rapportageverplichting. Vragen die bestaan omdat de vragenlijst één keer is opgesteld en nooit opgeschoond. Dit komt vaker voor dan het klinkt.
Hoe je weigert zonder de relatie te schaden
De fout is dit behandelen als een compliancediscussie. Het is een commercieel gesprek, en het verloopt beter wanneer je begint met wat je wel levert.
Begin met het rapport. "Hier is ons VSME-rapport, met emissies, energie, personeel en governance." Beginnen met een inhoudelijk antwoord verandert de toon volledig ten opzichte van beginnen met een weigering.
Noem de standaard. "Wij rapporteren volgens VSME, de EU-standaard voor duurzaamheidsrapportage door mkb-bedrijven in de waardeketen." Dit signaleert dat je echt werk hebt verzet en het kader begrijpt, wat overtuigender is dan zeggen dat een verzoek belastend is.
Wees specifiek over wat je afwijst en waarom. "Wij kunnen scope 1 en 2 op organisatieniveau leveren. Een uitsplitsing per locatie produceren wij niet, en VSME rapporteert op organisatieniveau." Precisie leest als vakmanschap.
Bied een route als het hen echt uitmaakt. "Is data op locatieniveau essentieel, dan kunnen we dat als project inrichten." Sommige klanten betalen daarvoor. De meeste ontdekken dat het een wens was, geen eis.
Escaleer naar inkoop, niet naar duurzaamheid. De vragenlijst komt meestal van een duurzaamheidsteam dat met een template werkt. Inkoop begrijpt leverancierslast en contractwaarde, en is vaak het productievere gesprek.
Wanneer je gewoon antwoordt
Het plafond is een instrument, geen principe om te verdedigen. Antwoord zonder discussie wanneer:
- Het verzoek binnen het plafond valt. Hier weigeren kost goodwill zonder iets op te leveren.
- De klant een groot deel van je omzet is en de vraag beperkt.
- De data werkelijk eenvoudig voor je te produceren is.
- Het een aanbesteding is en de data wordt beoordeeld. Inschrijvingseisen zijn niet de plek om scope te bevechten.
Bewaar het tegengas voor verzoeken die werkelijk buiten proportie zijn, en je zult merken dat het beter landt wanneer je het gebruikt.
De positie die dit laat werken
Dit alles hangt af van een VSME-rapport om naar te verwijzen. Verzoeken afwijzen terwijl je niets levert is geen verdedigbare positie; dat is alleen weigeren.
De sterkste positie voor een mkb-bedrijf is een actueel VSME-rapport met echte cijfers erachter, in het bijzonder de emissierapportage, want daar drukken klanten het hardst op. Dat vraagt een carbon footprint die minimaal scope 1 en 2 dekt, en scope 3 waar de rapportage van je klanten daarvan afhangt.
Het efficiëntieargument is eenvoudig. Eén keer rekenen, één keer rapporteren, hergebruiken bij elke klant die het vraagt. Dat is de hele ontwerpgedachte achter de standaard, en het is waarom de berekening jaar op jaar op een consistent platform houden belangrijker is dan het cijfer van het eerste jaar.
De praktische conclusie
Leveranciers die volgens VSME rapporteren besteden minder tijd aan vragenlijsten dan leveranciers die alles ad hoc beantwoorden, en aanzienlijk minder dan leveranciers die niets beantwoorden en vervolgens onder druk onderhandelen tijdens een aanbesteding.
Het plafond bestaat om dat mogelijk te maken. Er gebruik van maken vereist dat je eerst hebt gerapporteerd.
Begin bij wat VSME dekt, of neem contact met ons op.
Bronnen: EFRAG VSME-standaard, Omnibus I-pakket van de Europese Commissie.
