In het kort
- Assurance werkt met steekproeven. Je export moet kloppen voor elke willekeurig gekozen rij, en niet alleen in de samenvatting.
- Eén totaalcijfer in een pdf is geen bewijs. Een export op rijniveau met een verwijzing naar de gebruikte factor is dat wel.
- Test de export voordat de assurance begint, en niet pas als die al loopt.
Een export die klaar is voor assurance is een uitdraai van je inventaris op rijniveau. Iemand van buiten je bedrijf kan daarin willekeurig een rij kiezen en die terugvolgen tot het document waar de gegevens vandaan komen. Een screenshot van een dashboard of een pdf met een totaalcijfer volstaat daarvoor niet. Je hebt zo'n export nodig als je hebt toegezegd dat je cijfers limited assurance krijgen, of dat nu is vanwege de CSRD, een contract met een klant, een financier of een vrijwillige toezegging. Krijg je dit jaar met assurance te maken, draai dan nu je export en probeer zelf tien willekeurige rijen terug te volgen tot de bron.
De meeste bedrijven die over hun CO2-uitstoot rapporteren, ontdekken pas dat hun export tekortschiet in de week waarin de assuranceverlener zijn eerste vragen stelt. Dan moeten ze de onderbouwing onder tijdsdruk alsnog bij elkaar zoeken, en kost de assurance veel meer tijd en geld dan nodig was.
Wat doet een assuranceverlener eigenlijk?
Hij berekent je voetafdruk niet opnieuw. Hij toetst of je werkwijze een cijfer oplevert waarop anderen kunnen vertrouwen, en dat doet hij met steekproeven.
De aanpak is steeds hetzelfde. De assuranceverlener spreekt met je een reikwijdte en een materialiteitsgrens af en bekijkt hoe je inventaris is opgebouwd. Daarna kiest hij een steekproef van rijen uit verschillende categorieën en vraagt hij je om elke rij te onderbouwen. Voor elke gekozen rij wil hij het brondocument zien, de hoeveelheid die je daaruit hebt overgenomen, de factor die je hebt toegepast, de versie van de factorbibliotheek en bewijs dat iemand anders dan de opsteller de rij heeft gecontroleerd.
Kun je dat voor de steekproef laten zien, dan gaat hij ervan uit dat de rest van de inventaris ook klopt. Lukt het voor drie rijen niet, dan maakt hij de steekproef groter, en duurt de opdracht langer en kost ze meer.
Wat moet er in de export zitten?
Er zijn vijf onderdelen nodig. Bijna iedereen heeft het eerste, maar bijna niemand heeft alle vijf klaar voordat erom wordt gevraagd.
| Onderdeel | Wat het moet laten zien | Waar het vaak misgaat |
|---|---|---|
| Export van activiteitsgegevens op rijniveau | Elke rij, met hoeveelheid, eenheid, periode, locatie en entiteit | Je kunt alleen totalen per categorie exporteren |
| Factorverwijzing per rij | Naam, waarde en eenheid van de factor, de brondatabase en de versie | Alleen de naam van de factor staat erbij, zonder de waarde |
| Koppeling met het brondocument | Uit welke upload of factuur elke rij komt | De gegevens zijn overgetypt, dus de koppeling ontbreekt |
| Toelichting op afbakening en methode | De consolidatiemethode, uitsluitingen en schattingsmethoden | Alleen één persoon weet hoe het zit |
| Log van wijzigingen en goedkeuringen | Wie iets invoerde, wijzigde of goedkeurde, en wanneer | Iedereen werkt onder één gedeeld account |
Vier van de vijf onderdelen gaan over de herkomst van de gegevens en niet over het rekenwerk. Auditors zetten zelden vraagtekens bij een vermenigvuldiging, maar wel bij de herkomst van de gegevens waarmee je rekent.
Wie heeft dit nodig, en wanneer wordt het dringend?
Het gaat om drie groepen, en voor elke groep is de urgentie anders.
Bedrijven met een rapportageplicht waarbij assurance hoort. Moet je duurzaamheidsverslag assurance krijgen, dan heb je geen keuze, en bepaalt de planning van je financiële controle wanneer alles klaar moet zijn, niet jijzelf.
Leveranciers van zulke bedrijven. De assuranceverlener van je klant controleert jou niet. Je klant vraagt je wel om bewijs dat hij aan zijn assuranceverlener kan doorgeven. Die vragen krijg je als vragenlijst, maar inhoudelijk zijn ze een audit.
Iedereen die een cijfer publiceert in een aanbesteding of een openbaar plan. De eisen verschillen hier meer dan mensen denken. Een Carbon Reduction Plan onder PPN 006 is een eigen verklaring, dus niemand hoeft het goed te keuren. Een inkoopteam kan je toch vragen het te onderbouwen, en als dat niet lukt, is de schade aan je reputatie groter dan de kosten van een audit. Bij de CO2-Prestatieladder is het andersom: een geaccrediteerde certificerende instelling auditeert je, dus daar is een sluitend bewijsspoor geen keuze, maar de voorwaarde voor je certificaat.
In de praktijk wordt het dringend zodra iemand buiten je financeteam voor het eerst vraagt hoe je aan je cijfers komt. Begin een volledige rapportagecyclus voor dat moment met de voorbereiding. De oplossing is meestal een andere manier van gegevens verzamelen, en die werkt pas vanaf de volgende rapportageperiode.
Waardoor gaat een export in de praktijk mis?
De meeste exports gaan mis door vier alledaagse oorzaken.
Overgetypte gegevens. Iemand heeft een getal van een factuur overgenomen en in een formulier getypt. Het getal kan kloppen, maar er is geen verband meer met het document, en je kunt ook niet aantonen waar het vandaan komt.
Omrekeningen van valuta en eenheden zonder zichtbare berekening. We noemen dit openlijk, omdat een klant van Hedgehog het over ons platform heeft aangekaart. Een reviewer uit het Mid-Market-segment gaf het platform in juli 2026 op G2 een 4 van de 5. Hij vroeg om de conversiefactor te kunnen zien tussen een oorspronkelijke invoer in USD en de rij in EUR, en om te zien welke calculator een afstand had berekend. Een assuranceverlener stelt dezelfde vragen, en een link naar de bron zou beide vragen beantwoorden.
Ongemerkte updates van de factorbibliotheek. Databases met emissiefactoren worden herzien. Verandert een cijfer over een eerder jaar omdat de bibliotheek is aangepast, en is de oorspronkelijke waarde niet bewaard, dan kun je de vergelijking tussen de jaren in je rapport niet meer verantwoorden.
Gedeelde accounts. Als drie mensen één account delen, kan geen enkel wijzigingslog een auditor vertellen wie wat heeft gedaan.
Wat moet je testen voordat je software koopt of voordat de assurance begint?
Doe de volgende zes controles in deze volgorde, want elke controle kost minder dan de volgende.
Exporteer één volledige categorie naar een spreadsheet. Kun je alleen een samenvatting als pdf exporteren, dan voldoet de software al niet en hoef je niet verder te testen.
Kies willekeurig tien rijen en volg ze terug naar de bron. Controleer of je vanuit elke rij het bronbestand kunt vinden zonder een collega iets te vragen.
Vraag wat er gebeurt als de factorbibliotheek wordt bijgewerkt. Vraag in het bijzonder of eerdere perioden automatisch opnieuw worden berekend en of de oorspronkelijke waarden bewaard blijven.
Pas bewust de cijfers van een eerder jaar aan. Wijzig één invoer en controleer daarna of zowel het oorspronkelijke als het aangepaste cijfer bewaard blijft, met de reden van de wijziging erbij.
Controleer de rollen. Data-eigenaar, beoordelaar en goedkeurder moeten verschillende personen kunnen zijn, en het log moet alle drie laten zien.
Exporteer in het formaat dat de auditor gebruikt. De meeste assuranceteams werken in spreadsheets. Een overzichtelijk CSV-bestand is voor hen altijd nuttiger dan een mooi dashboard, ook als je zelf liever met het dashboard werkt.
Wat exporteert Hedgehog, en waar schiet het tekort?
Het platform is opgebouwd rond een inventaris volgens het GHG Protocol, met een plan voor het verzamelen van gegevens. Het bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based factoren, en je kunt zelf organisatie- en leveranciersspecifieke gegevens toevoegen. Met het entiteitsbeheer beheer je locaties en vestigingen, met aparte gebruikersrollen voor data-eigenaren, auditors en managers. Een betrouwbaar wijzigingslog is afhankelijk van die scheiding tussen rollen. Het platform maakt rapportages volgens het GHG Protocol, PPN 006 en de CO2-Prestatieladder. Je kunt een gratis account aanmaken zonder verkoopgesprek, en Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.
Er zijn drie beperkingen. De eerste twee hebben klanten op een openbare pagina genoemd.
Toegepaste omrekeningen zijn niet volledig herleidbaar. De review uit juli 2026 hierboven beschrijft dat het duidelijkst. Gaat je assuranceverlener rijen controleren waarin een afstand of een valuta is omgerekend, vraag hier dan specifiek naar voordat je een contract tekent.
Gegevens invoeren is handwerk. Een reviewer uit het Small-Business-segment schreef in augustus 2026 op G2 dat het invoeren van gegevens veel handwerk kost. Volgens hem werkt het platform perfect zodra de gegevens erin staan, maar is het invoeren het lastige deel. Datzelfde werk levert ook je bewijsspoor op, dus het is niet verspild, maar je moet er wel tijd en budget voor reserveren.
Productvoetafdrukken zijn een dienst en geen functie van het platform. Het platform berekent voetafdrukken van organisaties. Valt een productvoetafdruk, een EPD of een MKI binnen de reikwijdte van je assurance, dan is dat LCA-werk en geen onderdeel van een abonnement.
Wat moet je als eerste doen?
Draai de export vandaag, voordat iemand erom vraagt. Kies tien rijen, volg ze terug naar de bron en schrijf op waar je vastliep. Die lijst is je werkelijke werkplan. Meestal is die lijst korter dan je vreest, en staan er andere punten op dan je verwacht.
Verbeter daarna de manier waarop je gegevens verzamelt, en niet de spreadsheet. Een overgetypt cijfer kun je achteraf niet meer herleidbaar maken, en daarom moet de verbetering klaar zijn voordat de volgende periode begint. Twijfel je nog welke software je koopt, dan helpen de vragen over assurance hierboven om een shortlist te maken. Een bredere lijst met criteria staat in carbon accounting software kiezen.
Wil je het bewijsspoor liever doorlopen met iemand die zelf aan de kant van de controleur heeft gestaan, plan dan een gesprek. Je kunt ook beginnen met een gratis account en de export zelf testen.
Bronnen: de mogelijkheden en prijzen van het platform komen van de Hedgehog-platformpagina, gelezen op 27 augustus 2026, en de twee klantopmerkingen van ons G2-profiel, gelezen op dezelfde dag. Het punt over limited assurance komt uit ons gecontroleerde feitenbestand over de CSRD, dat artikel 34, lid 1 van Richtlijn 2013/34/EU zoals gewijzigd vastlegt. Het punt over de audit bij de CO2-Prestatieladder komt uit ons gecontroleerde feitenbestand over de Ladder, dat de eigen schemadocumenten van SKAO citeert. Gecontroleerd op 16 september 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-16.
