Data verzamelen voor je Carbon Footprint is ingewikkeld, zo pak je de problemen aan.

Het berekenen van de CO₂-voetafdruk van je bedrijf is overweldigend , zeker als je een klein of middelgroot bedrijf bent. Toch is het belangrijk om inzicht te krijgen in je impact op het milieu, je stakeholders tevreden te houden en manieren te vinden om je bedrijf duurzamer te maken. Maar er is vaak één grote horde: het verzamelen van de juiste data. Veel mkb’s worstelen hiermee, vooral vanwege beperkte middelen en tijd. Betrouwbare informatie vinden over broeikasgasemissies – en dan vooral die lastige ‘scope 3’-emissies – kan aanvoelen als een enorme opgave.

Dit artikel is bedoeld om dat proces eenvoudiger te maken. We bekijken veelvoorkomende problemen bij het verzamelen van gegevens en bieden simpele oplossingen en makkelijke schattingsmethoden. Zo krijg je de kennis en tools om deze uitdagingen aan te pakken en een betrouwbare CO₂-voetafdruk op te stellen. Inzicht in deze obstakels is de eerste stap richting een duurzamer bedrijf.

Uitdaging 1: Hoe kom je aan betrouwbare data over energie en gas verbruik (bijv. gedeelde kantoorruimtes)

Het verkrijgen van de juiste gegevens van nutsbedrijven (energie, water etc.) is lastig, zeker als je in een gedeeld kantoor zit. Dit is vaak het eerste grote struikelblok voor kleine en middelgrote bedrijven. Je hebt gegevens nodig over zaken als aardgas voor verwarming (scope 1) en elektriciteit (scope 2). Soms worden alle energierekeningen door de verhuurder betaald, waardoor je geen duidelijk beeld hebt van het eigen verbruik.

Oplossingen en schattingen

• Rechtstreeks vragen: Vraag je verhuurder of gebouwbeheerder om submetergegevens of een uitsplitsing van het totale energieverbruik van het gebouw.
  

• Allocatie: Als directe gegevens ontbreken, schat je aandeel met een redelijke verdeelsleutel:
  
  • Vloeroppervlak: Verdeel het totale energieverbruik op basis van het percentage vloeroppervlak dat jouw bedrijf gebruikt.
    
  • Aantal medewerkers: Verdeel op basis van het aandeel medewerkers van jouw bedrijf in het gebouw.
    
• Branchegemiddelden: Als laatste redmiddel kun je gebruikmaken van publiek beschikbare benchmarks voor energieverbruik gebaseerd op vergelijkbare kantoren in jouw regio. Minder nauwkeurig, maar bruikbaar.
  ‍
  
• Documentatie is cruciaal: Welke methode je ook gebruikt, leg je aanpak duidelijk vast: de data bron (bijvoorbeeld verklaring van verhuurder, plattegrond) en de toegepaste verdeelsleutel. Transparantie is essentieel voor de kwaliteit van de GHG-gegevens.
  

Uitdaging 2: Moeite met het verkrijgen van specifieke gegevens van jouw leverancier (de scope 3-horde)

Scope 3-emissies, de indirecte uitstoot veroorzaakt verderop in de waardeketen bijvoordbeeld door ingekochte goederen of diensten, vormen vaak het grootste deel (soms meer dan 90%) van de voetafdruk van een mkb. Maar deze zijn vaak het moeilijkst om nauwkeurig in kaart te brengen. Oorzaak van de problemen zijn als volgt.

Leveranciers...

• Houden hun eigen uitstoot niet bij.
• Zijn terughoudend met het delen van vertrouwelijke gegevens.
• Hebben niet de middelen om op te reageren op jouw aanvraag voor data..
• Reageren simpelweg niet.

Hierdoor ontstaan lastige “gaps in data” in belangrijke categorieën zoals ingekochte goederen en diensten.

Oplossingen en strategieën voor samenwerking

• Prioriteren: Je hoeft niet meteen perfecte gegevens van alle leveranciers. Pas de 80/20-regel toe: richt je op je grootste leveranciers qua uitgaven of volume – zij bepalen waarschijnlijk het grootste deel van je scope 3-impact.
  
• Begin met spend based data: Hoewel minder nauwkeurig, kun je met financiële gegevens en gemiddelde emissiefactoren per sector (de spend-based methode) een eerste inschatting maken. Dit helpt om hotspots te identificeren, zelfs met beperkte input van leveranciers. Wees je bewust van de afwegingen tussen nauwkeurigheid en methodiek.
  
• Samenwerken: Presenteer je aanvraag voor data als een gezamenlijke stap naar een duurzamere keten. Leg uit waarom je de data nodig hebt (bijv. rapportage, klantverzoeken, gezamenlijke reductiemogelijkheden). Geef duidelijke instructies over welke data je nodig hebt. Bekijk gedetailleerde strategieën voor effectieve leveranciers betrokkenheid bij scope 3-data.
  
• Gebruik secundaire data & benaderingen: Als leveranciers specifieke (primaire) data ontbreken, gebruik dan betrouwbare secundaire bronnen. Denk aan branchegemiddelen, vergelijkbare activiteiten of ga op zoek naar erkende emissie databanken.
  
• Leg alles vast: Houd bij welke leveranciers gegevens hebben aangeleverd, welke categorieën gebaseerd zijn op uitgaven, en welke bronnen je gebruikt hebt voor proxydata of emissiefactoren.

‍

‍

Uitdaging 3: Verspreide gegevens (zakenreizen, thuiswerken, afval)

Een ander veelvoorkomend probleem is dat relevante gegevens op verschillende plekken staan of niet structureel worden bijgehouden. Denk aan:

• Zakenreizen: Vluchten, treinreizen, hotelovernachtingen in verschillende boekingssystemen of declaraties.
  
• Woon-werkverkeer: Hoe komen je medewerkers naar het werk? Vaak heb je hier enquêtes voor nodig.
  
• Afval: Gegevens komen mogelijk alleen via facturen van afvalverwerkers, en missen dan een gedetailleerde uitsplitsing.
  
• Thuiswerken (WFH): Het schatten van het energieverbruik van medewerkers die thuiswerken voegt extra complexiteit toe.

Oplossingen en centralisatie tips

• Standaardiseer systemen: Gebruik een centraal boekingssysteem voor reizen of standaardiseer declaratieformulieren (afstand, vervoermiddel).
  
• Enquêtes onder medewerkers: Vraag naar hoe medewerkers naar het werk komen (middel, afstand, frequentie) en naar thuiswerkschema's (dagen per week, geschat energieverbruik – eventueel met simpele rekenhulpen).
  
• Betrek afvalverwerkers: Vraag je afvalpartner om gedetailleerde rapporten per type afval (bijv. rest, recycling, compost) en verwerkingsmethode.
  
• Gebruik software: Specifieke software voor carbon footprint voor mkb’s bevat vaak modules of sjablonen om dit soort verspreide data te verzamelen en te centraliseren.
  
  

Uitdaging 4: Beperkte middelen en tijd

Misschien wel de meest universele uitdaging: beperkte interne capaciteit – zowel qua tijd als personeel. Carbon accounting voelt soms als een extra taak bovenop een al overvolle agenda.

Oplossingen: prioriteren en tools gebruiken

• Focus op materialiteit: Probeer niet alles tegelijk. Bepaal eerst je belangrijkste emissiebronnen, ‘hotspots’. Begin daar. Scope 1 en 2 zijn meestal eenvoudiger dan de volledige scope 3.
  
• Stapsgewijze verbetering: Je eerste CO₂-voetafdruk zal waarschijnlijk gebaseerd zijn op schattingen en gemiddelden. Dat is prima. Stel een basislijn vast en verbeter de gegevenskwaliteit geleidelijk.
  
• Gebruik efficiënte tools:
  
  • Spreadsheets: Handig voor simpele berekeningen, maar worden snel omslachtig.
    
  • Carbon accounting software: Platforms zoals het Hedgehog Carbon Platform zijn speciaal ontworpen om dataverzameling, berekeningen en rapportages te stroomlijnen. Veel van deze tools bieden instapversies of gratis opties, ideaal voor mkb’s.
    
• Gerichte hulp: Als bepaalde onderdelen (zoals scope 3) extra lastig zijn, overweeg dan externe expertise. Hedgehog biedt gerichte ondersteuning zonder dat je een fulltime medewerker hoeft aan te nemen.

Het belang van het documenteren van aannames en gegevenskwaliteit

Welke uitdagingen je ook tegenkomt en welke oplossingen je ook kiest: goede documentatie is onmisbaar voor betrouwbare carbon accounting.

• Transparantie: Vermeld altijd waar gegevens vandaan komen (bijv. energierekening, leveranciersrapport, schatting, proxydata).
  
• Methodologie: Leg gebruikte berekeningen en emissiefactoren vast.
  
• Aannames: Noteer aannames (bijv. verdeelsleutels, gemiddelde WFH-data).
  
• Datakwaliteit: Geef per datapunt aan hoe betrouwbaar het is (bijv. hoog, gemiddeld, laag). Dit helpt bij latere verbeteringen.
  
• Controleerbaarheid: Goede documentatie maakt je voetafdruk verifieerbaar, bijvoorbeeld voor rapportage of certificering. Het doel is om de kwaliteit van GHG-data structureel te verbeteren.
  

Conclusie

Er bestaan zeker een aantal grote uitdagingen voor het mkb rondom het verzamelen van emissie data, maar die zijn zeker te overwinnen. Te weten wat de obstakels zijn, zoals gebrekkige data van nutsbedrijven, scope 3-problemen en beperkte kun je een gerichte strategie toepassen.

Stel prioriteiten, gebruik slimme schattingen, werk effectief samen met leveranciers, zet de juiste tools in zoals mkb-specifieke carbon accounting software, en documenteer je aanpak zorgvuldig. Laat perfectie geen obstakel zijn voor vooruitgang!– begin, erken de gaps in data, en verbeter je datakwaliteit stap voor stap. Door deze uitdagingen proactief aan te pakken, bouw je aan een stevige duurzaamheidsstrategie en leg je de basis voor echte impact.

Voor een volledig overzicht van het hele proces, bekijk de basisprincipes van carbon footprint accounting.

‍

‍