In het kort
- Een gedeeltelijk antwoord dat eerlijk is en een datum heeft, scoort beter dan een leeg veld of een gok.
- De meeste vragenlijsten willen naast een cijfer ook weten welke methode je gebruikt en wat je hebt meegeteld.
- Als je één keer een inventarisatie opbouwt en die bijhoudt, vul je de volgende twintig vragenlijsten in met een export.
De vragenlijst van je klant is lastig omdat je klant een deadline heeft waar jij nog niet op voorbereid bent, niet omdat je bedrijf tekortschiet. Je klant moet voor een bepaalde datum zijn scope 3-uitstoot rapporteren, en jouw uitstoot is één post in het totaal van zijn keten. Doe deze week vier dingen: vraag de inkoper naar de deadline en het gewenste formaat, verdeel de vragen in vragen die je vandaag kunt beantwoorden en vragen waarvoor dat nog niet lukt, beantwoord eerst scope 1 en 2, en stuur gedeeltelijke antwoorden met een datum en een duidelijke toelichting in plaats van lege velden of gokken. Om te voorkomen dat je bij elke vragenlijst opnieuw in tijdnood komt, houd je een inventarisatie bij, zodat je niet voor elk verzoek alles opnieuw hoeft uit te zoeken. De volgende klant stelt namelijk dezelfde vragen in een ander sjabloon.
Bijna iedereen vindt de eerste vragenlijst van een klant lastig. Je hoeft ook geen perfect antwoord te geven. Het doel is een geloofwaardig antwoord dat op tijd binnen is en dat je volgend jaar kunt verbeteren.
Waarom krijg je deze vragenlijst nu?
Jouw scope 1- en scope 2-uitstoot is onderdeel van de scope 3-uitstoot van je klant.
Grote inkopers die onder de CSRD vallen, een science-based target hebben of meedoen aan een beoordeling van EcoVadis of NHS Evergreen, kunnen de uitstoot in hun keten niet rapporteren zonder gegevens van hun leveranciers. De verplichting ligt bij hen, en met de vragenlijst geven ze de vraag door aan hun leveranciers. De vragenlijst is dus geen oordeel over jouw bedrijf.
Daarom zijn de vragen soms opvallend specifiek. Je klant wil niet beoordelen hoe duurzaam je bent, maar een cel in zijn eigen rekenmodel invullen. Een cijfer zonder afbakening kan hij daarvoor niet gebruiken. In ons artikel over ESG-vragen in de keten lees je hier meer over.
Wat vraagt de vragenlijst eigenlijk?
De meeste vragenlijsten bevatten vier soorten vragen, ook al zijn ze steeds anders geformuleerd.
Een cijfer. Je totale uitstoot over een bepaalde periode, meestal uitgesplitst naar scope.
De afbakening. Welke juridische entiteiten en locaties je meetelt, over welke periode, en wat je hebt weggelaten.
De methode. Welke standaard en welke bron voor emissiefactoren je gebruikt, of je spend-based of activity-based rekent, en of je iets hebt geschat.
Doelen en plannen. Of je een reductiedoel, een reductieplan of een basisjaar hebt.
Op de tweede en derde soort vragen verliezen bedrijven die voor het eerst antwoorden de meeste punten. Toch zijn juist die het makkelijkst goed te beantwoorden, omdat je er alleen een beschrijving voor nodig hebt en geen meetgegevens.
Wat doe je deze week?
Neem deze vier stappen, in deze volgorde. Voor geen van de stappen heb je een volledige inventarisatie nodig.
Stel de inkoper twee vragen. Vraag wanneer de deadline is en of een gedeeltelijk antwoord is toegestaan. Inkopers accepteren in de eerste ronde vaak gedeeltelijke gegevens van kleinere leveranciers, maar bijna niemand vraagt ernaar. Stel de vraag per mail, zodat je het antwoord zwart op wit hebt.
Verdeel de vragen in drie groepen. De eerste groep kun je vandaag beantwoorden met gegevens die je al hebt. De tweede groep kun je binnen een maand beantwoorden als je er tijd in steekt. De derde groep kun je dit jaar niet beantwoorden. De meeste bedrijven merken dat de eerste groep groter is dan ze dachten, omdat de gegevens over energie, brandstof en het wagenpark meestal al ergens bij de financiële administratie liggen.
Beantwoord eerst de vragen over scope 1 en 2. Die gegevens haal je uit energierekeningen, tankpassen en de administratie van je wagenpark. Je klant heeft deze antwoorden het hardst nodig, omdat dit deel van je uitstoot direct in zijn totaal wordt opgenomen.
Zet de voorbehouden in je antwoord. Vermeld de periode, de entiteiten die je hebt meegeteld, de methode en welke posten geschat zijn. Met die vier gegevens erbij kan je klant het cijfer gebruiken. Zonder die gegevens legt hij het misschien terzijde, ook als het klopt.
Hoe beantwoord je een vraag waarvoor je geen gegevens hebt?
Laat het veld niet leeg, en vul ook geen gok in alsof het een echt cijfer is.
| Situatie | Zwak antwoord | Geloofwaardig antwoord |
|---|---|---|
| Geen gegevens over scope 3 | Veld leeg laten | "Nog niet berekend. Eerste screening gepland voor FY27, te beginnen met categorie 1 en 4." |
| Geschat cijfer | Alleen het cijfer geven | "Geschat, spend-based, FY26, zonder gehuurde locaties." |
| Geen doel vastgesteld | "N.v.t." | "Nog geen formeel doel. Het basisjaar wordt in FY26 vastgesteld." |
| Alleen cijfers op groepsniveau | Het cijfer van de groep geven | "Cijfer op groepsniveau. Onze entiteit is goed voor ongeveer X procent van de omzet van de groep." |
| Gegevens aanwezig, maar niet gecontroleerd | Beweren dat er assurance is | "Intern opgesteld, niet extern gecontroleerd." |
In elke rij pas je dezelfde aanpak toe: je zegt wat je hebt, waar het over gaat en waar het niet over gaat, en je noemt een datum. Beoordelaars zijn gewend aan ontbrekende gegevens. Ze accepteren een ontbrekend cijfer veel eerder dan een cijfer zonder uitleg.
Pas wel op dat je je antwoord niet mooier maakt dan het is. Als je zonder onderbouwing zegt dat je bedrijf weinig uitstoot, klimaatneutraal is of beter scoort dan de sector, doe je een milieuclaim die je moet kunnen onderbouwen. De regels voor het onderbouwen van claims gelden voor een antwoord in een vragenlijst net zo goed als voor je website.
Hoe voorkom je dat dit opnieuw gebeurt?
Er zijn drie maatregelen. De eerste kost het minste werk, de laatste het meeste.
Houd een vast antwoordbestand bij. Zet daarin je afbakening, entiteiten, periode, methode, bron van emissiefactoren, huidige cijfers, bekende hiaten en de datum waarop je het bestand voor het laatst hebt bijgewerkt. De meeste vragenlijsten bevatten dezelfde twintig vragen in een andere volgorde. Met een actueel antwoordbestand ben je dan een middag bezig in plaats van een week.
Bouw één keer een goede inventarisatie op. De eerste vragenlijst kost zoveel moeite omdat je tegelijk gegevens verzamelt en een formulier invult. Doe dat voortaan apart. Als je volgens je eigen planning een echte inventarisatie opbouwt, hoef je voor een formulier alleen nog cijfers op te zoeken. In onze handleiding voor een voetafdruk vanaf nul lees je in welke volgorde je dat doet.
Wijs een verantwoordelijke aan en een vaste datum om bij te werken. Vragenlijsten komen op onverwachte momenten binnen. Werk je de inventarisatie elk jaar op een vaste datum bij, dan kun je ze zonder haast beantwoorden. Werk je hem alleen bij als iemand erom vraagt, dan loop je altijd achter.
Zijn je klanten zelf kleine en middelgrote bedrijven, lees dan over de VSME-standaard. Die standaard is bedoeld om precies dit soort verzoeken op een passende manier te beantwoorden, en steeds meer inkopers accepteren hem als formaat.
Levert een goed antwoord je ook echt iets op?
Soms wel, maar je moet er realistisch naar kijken.
De eerste vragenlijst is meestal alleen een verplichting. Inkoopteams bewaren de antwoorden wel, en vanaf de tweede of derde ronde gebruiken ze de gegevens bij het beoordelen van leveranciers, bij het opstellen van shortlists en bij het verlengen van raamcontracten. Leveranciers die een methode en een plan om hun uitstoot te verminderen laten zien, beschouwen ze als een laag risico. Leveranciers die lege velden terugsturen, krijgen herinneringen of worden vervangen.
Dat is het voordeel dat je realistisch kunt verwachten: een soepeler samenwerking met de klanten die je al hebt. Het is geen verhaal voor je marketing.
Hoe kan Hedgehog hierbij helpen?
Het platform is gemaakt voor precies dit soort vragen. Een AI-assistent begeleidt je bij het inrichten volgens het GHG Protocol, het opbouwen van de inventarisatie, het uploaden van gegevens en de rapportage. De bibliotheek bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren, en je kunt er je eigen leveranciersspecifieke gegevens aan toevoegen. Met het entiteitsbeheer geef je data owners, auditors en managers elk een eigen rol. Zo kunnen meer collega's gegevens aanleveren zonder dat iedereen alles kan wijzigen. Het platform rapporteert volgens het GHG Protocol en ondersteunt workflows voor EcoVadis, B Corp en SBTi, als een klant naar een van die beoordelingen verwijst. Je kunt gratis een account aanmaken zonder met iemand te hoeven praten, en Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.
Er is één kanttekening. Een klant schreef in augustus 2026 op G2 dat het inladen van de gegevens veel handwerk kost. Zodra de gegevens erin staan, werkt alles volgens hem perfect, maar het inladen is het lastige deel. Moet je vragenlijst aanstaande vrijdag binnen zijn, dan bespaart geen enkele tool je dat handwerk. Bij de volgende vragenlijst helpt de software je wel.
Wat stuur je vandaag?
Stuur de inkoper een antwoord waarin je het verzoek bevestigt en naar de deadline vraagt. Zeg toe dat je scope 1 en 2 aanlevert, met een beschreven afbakening en methode, en dat je een plan met datums stuurt voor de rest. Met dat antwoord alleen loop je al voor op de meeste andere leveranciers van je klant.
Begin daarna met de inventarisatie, volgens je eigen planning. Maak een gratis account aan en breng eerst scope 1 en 2 in kaart. Hangt de vragenlijst samen met een contract dat je niet kunt missen, plan dan een gesprek.
Bronnen: het Hedgehog-platform, Hedgehog op G2, gelezen op 27 augustus 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.
