In het kort
- Met rollen scheid je de persoon die een cijfer invoert van de persoon die ervoor verantwoordelijk is.
- Geef de auditor een eigen account met alleen leesrechten, in plaats van een gedeelde login en een reeks e-mails.
- Tel eerst hoeveel data owners je hebt en pas daarna hoeveel licenties je nodig hebt, want het aantal data owners bepaalt hoe je het platform inricht.
Gebruikersrollen in een CO2-platform bepalen vier dingen: wie gegevens mag invoeren, wie ze achteraf mag wijzigen, wie alleen mag meekijken en wie een rapportageperiode afsluit, zodat de cijfers daarna niet meer veranderen. Rollen zijn belangrijk voor elk bedrijf waar de emissiegegevens van meer dan één persoon komen. In de praktijk is dat elk bedrijf met meer dan één locatie of rechtspersoon, of met een facilitair manager en een financiële afdeling die niet samenwerken. Begin daarom niet met het inrichten van de software, maar met een lijst van iedereen die met een cijfer in je inventarisatie te maken heeft, en wat ieder van hen met dat cijfer mag doen.
De meeste bedrijven slaan die stap over en geven iedereen beheerdersrechten. Dat gaat goed tot iemand voor het eerst vraagt waarom het cijfer van vorig jaar is veranderd.
Wat regel je met een rol?
Een rol regelt vier verschillende bevoegdheden, en goede software houdt die gescheiden.
Invoeren. Een brandstoffactuur, een meterstand of een export uit de inkoopadministratie uploaden voor één onderdeel van het bedrijf.
Wijzigen en verwijderen. Iets aanpassen of verwijderen wat al in de inventarisatie staat, ook als iemand anders het heeft ingevoerd.
De methode bepalen. Emissiefactoren kiezen, de organisatiegrenzen vastleggen en bepalen wat als entiteit telt. Met deze keuzes stel je de CO2-voetafdruk eigenlijk samen, en toch krijgen mensen deze bevoegdheid vaak zonder dat iemand het zo bedoeld heeft.
Afsluiten. Een periode vergrendelen, zodat het cijfer dat je in maart rapporteerde in november nog steeds hetzelfde is.
Een tool die alle vier de bevoegdheden samenvoegt in één beheerdersniveau, biedt je geen echte toegangscontrole. Je krijgt dan niet meer dan een gedeelde map met een mooiere interface.
Wie heeft er meer dan één login nodig?
Dat hangt af van drie situaties, en voor bijna iedere lezer geldt er minstens één.
Je gegevens komen van verschillende plekken. De brandstofgegevens komen van de wagenparkbeheerder, het elektriciteitsverbruik van facilitair, de inkoopgegevens van finance en de reizen van de officemanager. Dat zijn vier mensen met vier systemen voor één inventarisatie. Het alternatief is dat ze vier spreadsheets mailen naar één coördinator, en daar gaat het meeste werk van de jaarlijkse ronde in zitten.
Je hebt meerdere locaties of entiteiten. Een depotmanager moet het verbruik van zijn eigen depot kunnen invoeren, maar niet dat van een ander depot, en al helemaal niet het totaal van de groep.
Iemand van buiten controleert het werk. Dat kan een auditor zijn, een assurance-verlener, een certificerende instelling of een veeleisende klant.
Geldt geen van deze drie situaties voor jou, dan is één login echt genoeg en hoef je niet te betalen voor iets ingewikkelders.
Welke rollen heb je nodig voor een CO2-inventarisatie?
Je hebt vier rollen nodig, en een vijfde als je cijfers door een auditor worden gecontroleerd. De namen verschillen per product, maar de functies zijn overal hetzelfde.
| Rol | Wat deze persoon doet | Wat deze persoon niet mag kunnen | Meestal |
|---|---|---|---|
| Data owner | Gegevens invoeren en uploaden voor de eigen locatie, entiteit of categorie | De methode of de gegevens van een ander onderdeel wijzigen | Hoofd van een depot, vestiging of afdeling |
| Inventarisatiebeheerder | De afbakening vastleggen, factoren kiezen, gegevens controleren en consolideren | Geen beperkingen, dit is de verantwoordelijke rol | Duurzaamheidsmanager of KAM-manager |
| Goedkeurder | Een periode afsluiten en het gerapporteerde cijfer goedkeuren | Gegevens invoeren die hij daarna zelf goedkeurt | Financieel directeur of het verantwoordelijke directielid |
| Lezer | Cijfers bekijken en rapporten exporteren | Iets wijzigen | Sales, het tenderteam, het management |
| Auditor | Gegevens, invoer en het onderliggende bewijs inspecteren | Iets wijzigen | Externe assurance-verlener |
De belangrijkste scheiding staat in de derde kolom bij de goedkeurder: wie een cijfer goedkeurt, mag niet dezelfde persoon zijn als wie het heeft ingevoerd. Dat is gewone financiële interne controle, toegepast op een niet-financieel cijfer. Pas daardoor kun je je CO2-voetafdruk verdedigen in een aanbesteding.
Waarom heeft een auditor een eigen account met leesrechten nodig en geen gedeelde login?
Met een gedeelde login gaat de audit trail verloren waarvoor je juist betaalt. Bovendien duurt een audit via e-mail drie keer zo lang.
Werkt een assurance-verlener met een eigen account in het systeem, dan kan hij een invoer herleiden tot het bestand waar die vandaan kwam, en ziet hij wie de invoer heeft gedaan en wanneer. Werkt hij met een pdf en een mailbox, dan wordt elke vraag een verzoek, en elk verzoek kost iemand een dag werk.
Vraag in een demo ook hoeveel van de berekening een lezer echt kan zien. Een van onze eigen klanten, een reviewer uit het segment Mid-Market die ons in juli 2026 op G2 een 4 van de 5 gaf, stelde precies die vraag. Hij wilde kunnen zien welke omrekeningsfactor was gebruikt toen zijn invoer in USD een bedrag in EUR werd, en met welke calculator de afstanden in zijn distributieoverzicht waren berekend. Stel die vraag aan elke leverancier op je lijst. Een cijfer dat je niet kunt herleiden tot je eigen invoer, is het eerste waar je auditor naar vraagt.
Wat gaat er mis als iedereen beheerder is?
Er gaan dan drie dingen mis, meestal in deze volgorde.
Cijfers worden ongemerkt aangepast. Iemand corrigeert in 2027 om een goede reden een cijfer over 2026, maar vertelt het niemand. Het cijfer in je gepubliceerde rapport komt dan niet meer overeen met het cijfer in het systeem, terwijl geen van beide eigenlijk fout is.
De methode verschuift. Twee mensen kiezen in verschillende kwartalen een andere factor voor dezelfde activiteit. In de trend van jaar op jaar zit dan een verandering die in werkelijkheid nooit heeft plaatsgevonden.
Niemand is verantwoordelijk. Als iedereen alles kan wijzigen, is niemand ergens verantwoordelijk voor. Elk jaar moet je dan opnieuw uitzoeken wie wat heeft gedaan en waarom.
Dit zijn geen softwareproblemen, maar problemen met de interne organisatie. Software kan je helpen die te voorkomen, maar alleen als ze de juiste rollen ondersteunt.
Wat controleer je voordat je software koopt?
Stel deze zes vragen. Een leverancier kan ze allemaal in een demo beantwoorden.
- Kan ik een data owner beperken tot één entiteit, één locatie of één categorie?
- Kan ik iemand alleen leesrechten geven, en betaal ik voor een lezer net zoveel als voor een volledige seat?
- Kan een externe auditor een eigen account krijgen?
- Kan ik een rapportageperiode vergrendelen, en wie mag die weer openen?
- Is er een wijzigingslog waarin staat wie wat heeft gewijzigd en wanneer?
- Kan een lezer de factor en de omrekening achter een invoer zien, en niet alleen de uitkomst?
Het antwoord op de tweede vraag heeft gevolgen voor de prijs, dus stel die vraag vroeg. Bij sommige producten kost elke login evenveel, wat een gebruiker er ook mee mag doen. Dat verandert hoeveel licenties je nodig hebt als je het platform op meerdere locaties invoert.
Hoe regelt Hedgehog rollen, en wat zijn de beperkingen?
Het platform heeft entiteitenbeheer voor locaties en vestigingen, met gebruikersrollen voor data owners, auditors en managers. Dat is de opzet die hierboven is beschreven. Een AI-assistent begeleidt je bij het inrichten volgens het GHG Protocol, het opbouwen van de inventarisatie, het uploaden van gegevens en het rapporteren. Een data owner die dit nog nooit heeft gedaan, staat dus niet alleen voor een leeg formulier. De prijs hangt af van het aantal seats en het aantal entiteiten. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar, en je kunt een gratis account aanmaken zonder verkoopgesprek.
Het platform heeft twee beperkingen.
Het laden van gegevens blijft het meeste werk. Een reviewer uit het segment Small-Business gaf ons in augustus 2026 op G2 een 5 van de 5. Hij schreef dat alles perfect werkt zodra de gegevens zijn geladen, maar dat het laden zelf het moeilijke deel is. Met rollen verdeel je dat werk over meer mensen, en dat helpt, maar het werk verdwijnt niet.
Geen enkele rol levert een productvoetafdruk op. Het platform berekent de CO2-voetafdruk van je organisatie. Een LCA, EPD, MKI of PCF leveren onze adviseurs. Een data owner kan die niet via een formulier invullen.
Wat doe je als eerste?
Maak een lijst van iedereen die dit jaar met een cijfer te maken krijgt, en zet elke persoon in precies één van de vijf rijen van de tabel hierboven. De meeste bedrijven komen uit op één beheerder, vier tot acht data owners, één goedkeurder en een paar lezers. Dat zijn vaak andere aantallen licenties dan ze hadden verwacht.
Zoek daarna uit wat die opzet kost bij de leveranciers op je shortlist, want die kosten verschillen meer dan de vanafprijzen doen vermoeden. De andere selectiecriteria bespreken we in CO2-software kiezen voor het mkb. Je kunt ook een gratis account aanmaken of een gesprek inplannen om een opzet met iemand door te nemen.
Bronnen: Het Hedgehog-platform en Hedgehog op G2, beide gelezen op 27 augustus 2026. De twee aangehaalde reviews zijn de Mid-Market-review van 1 juli 2026 en de Small-Business-review van 4 augustus 2026. Pagina geverifieerd op 17 september 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.
