Zo verzamel je Scope 3.1 data „Gekochte goederen en diensten” in 5 praktische stappen (speciaal voor MKB)

We zien het veel: veel kleine en middelgrote ondernemingen (MKB´s) vinden de term 'Scope 3-emissies complex. Scope 3.1 emissies zijn de indirecte broeikasgasemissies die optreden in de waardeketen van uw bedrijf. In tegenstelling tot Scope 1 (directe emissies van uw eigen activiteiten) en Scope 2 (emissies van aangekochte energie), omvat Scope 3.1 alle andere emissies waarvoor jij indirect verantwoordelijk bent, met name van jouw leveranciers.

De Europese Green Deal  heeft tal van beleidsinitiatieven geïntroduceerd die gericht zijn op het verminderen van de klimaatimpact, het voorkomen van greenwashing en het begeleiden van investeringen in duurzame activiteiten, zoals de CSRD, de EU-taxonomie en het digitale productpaspoort. Het kennen van je ecologische voetafdruk is cruciaal omdat klanten en aanbesteders steeds meer transparantie eisen.Het verzalemen van Scope 3.1-gegevens bij je leveranciers is onmisbaar in dit proces, niet alleen voor naleving, maar ook voor het opbouwen van een veerkrachtiger en duurzamer bedrijf.

Om het leven een beetje makkelijker te maken, hebben we een handleiding in vijf stappen samengesteld om jouw MKB te helpen Scope 3.1-data te verzamelen en een last om te zetten in een strategisch voordeel.

Stap 1: Geef prioriteit aan je leveranciers voor maximaal resultaat

De meest effectieve manier om de CO2-uitstoot in je toeleveringsketen te verminderen, is door gericht te werk te gaan. Je toeleveringsketen is waarschijnlijk complex, en het kan overweldigend zijn om elke leverancier tegelijkertijd aan te pakken. Het GHG-protocol, een wereldwijde standaard voor het meten van CO2-uitstoot, biedt richtlijnen voor verschillende emissiecategorieën. Deze richtlijnen helpen je om je inspanningen te focussen. Een goede start is het identificeren van leveranciers met de grootste impact.

Hier zijn een paar praktische manieren om prioriteiten te stellen:

• Analyse op basis van uitgaven: Begin met de leveranciers waaraan je het meeste geld uitgeeft. Dit is vaak de eenvoudigste methode en kan snel laten zien welke leveranciers een grote bijdrage leveren aan jouw CO2-voetafdruk.
• Belang voor je bedrijf: Identificeer leveranciers die cruciaal zijn voor je producten of diensten. Samenwerken met hen is niet alleen belangrijk voor het verzamelen van gegevens, maar ook voor het beheersen van risico's op de lange termijn.
• Emissie-intensieve sectoren: Richt je op leveranciers in sectoren die bekendstaan om hun hoge uitstoot, zoals productie, logistiek en de winning van grondstoffen.

Start met een beheersbare groep, bijvoorbeeld je top 10 tot 20 leveranciers. Zo kun je je aanpak verfijnen voordat je deze op grotere schaal toepast. Het doel is om vooruitgang te boeken, niet om meteen perfect te zijn.

Stap 2: Ontwikkel een gezamenlijke communicatiestrategie.

De manier waarop je je gegevensaanvraag communiceert, is net zo belangrijk als de informatie die je opvraagt. We hebben gemerkt dat een dwingende aanpak soms tot wrijving leidt, iets wat je wilt vermijden. Een gezamenlijke benadering kan daarentegen zelfs jullie samenwerking verbeteren. Je leveranciers zijn waarschijnlijk zelf kleine of middelgrote bedrijven met beperkte middelen; begrip hiervoor is erg behulpzaam.

Omschrijf je communicatie als een gezamenlijke reis:

• Leg je 'waarom' uit: Begin met het delen van de duurzaamheidsdoelstellingen van je bedrijf. Leg uit dat hun medewerking als belangrijke partner cruciaal is voor wederzijds succes. Je leverancier wordt zo onderdeel van jouw duurzaamheidsreis, wat kan leiden tot een langdurige relatie. Bovendien bereidt dit de leverancier voor op CO2-dataverzoeken van andere klanten, wat hun klantenkring kan uitbreiden.
• Wees duidelijk en beknopt: Geef precies aan welke informatie je nodig hebt (bijvoorbeeld hun energieverbruik in kWh, brandstofverbruik in liters, of totale emissies in CO2e) en waarom dit belangrijk is voor jouw CO2-boekhouding.
• Zorg voor een realistische tijdlijn: Geef je leveranciers voldoende tijd om te reageren en wees open over je eigen rapportagetermijnen.
• Wijs een contactpersoon aan: Bied een vast contactpersoon binnen jouw team aan die hun vragen kan beantwoorden en ondersteuning kan bieden.

Door het dataverzoek te presenteren als onderdeel van een groter partnerschap, transformeer je een puur transactionele relatie naar een samenwerkingsrelatie. Als je hulp nodig hebt bij het ontwikkelen van zo'n strategie, kan Hedgehog je daarbij helpen met een speciaal Scope 3-advies.

Stap 3: Vereenvoudig je proces van dataverzamelen

Stap 3: Maak het je leveranciers gemakkelijk

Om bruikbare gegevens te ontvangen, moet je het proces voor je leveranciers zo eenvoudig mogelijk maken. Een lange, ingewikkelde vragenlijst wordt waarschijnlijk genegeerd. Maak daarom een eenvoudig sjabloon of een korte enquête voor Scope 3-gegevens.

Een goed hulpmiddel voor gegevensverzameling moet de volgende elementen bevatten:

• Duidelijke instructies: Leg technische termen in begrijpelijke taal uit.
• Specifieke vragen: Vraag om datapunten die je direct kunt gebruiken, zoals het aantal kilowattuur (kWh) elektriciteit, liters brandstof, of het totale gewicht van verzonden goederen.
• Flexibiliteit in gegevenstypes: Geef leveranciers de mogelijkheid om activiteitsgebaseerde gegevens (zoals verbruikte kWh energie) aan te leveren, die nauwkeuriger zijn, óf uitgaven-gebaseerde gegevens (totale kosten van diensten), die je kunt gebruiken voor schattingen. Onze gids  kan deze opties verder verduidelijken. Jouw ondersteuning aan de leverancier is ook belangrijk bij het maken van deze keuze”‍‍
• Aanbod van ondersteuning: Herhaal dat je beschikbaar bent om hen te helpen bij het proces.

Stap 4: Van een eis naar een partnerschap – bied ondersteuning

Veel van je leveranciers zijn mogelijk nog onbekend met CO2-boekhouding. Door ondersteuning te bieden, versterk je niet alleen jullie relatie, maar verbeter je ook de kwaliteit van de gegevens die je ontvangt.

Overweeg deze manieren om te helpen:

• Leermiddelen: Deel handige gidsen, artikelen of webinars die de basisprincipes van CO2-boekhouding uitleggen, speciaal voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB).
• Deel je eigen ervaring: Wees open over je eigen uitdagingen en successen bij het meten van je ecologische voetafdruk. Dit bouwt vertrouwen op en laat zien dat jullie dit samen doen.
• Benadruk wederzijdse voordelen: Leg uit hoe deze gegevens hen ook kunnen helpen. Denk aan een toekomstbestendig bedrijf dat klaar is voor nieuwe regelgeving en kan voldoen aan de eisen van andere klanten.

Door te investeren in de kennis en vaardigheden van je leveranciers, investeer je in de veerkracht van je eigen toeleveringsketen. Deze aanpak sluit aan bij de richtlijnen van organisaties zoals het Carbon Disclosure Project (CDP), dat gezamenlijke klimaatactie stimuleert.

Stap 5: Omgaan met datagaten – wat als leveranciers niet kunnen reageren?

Dit is een veelvoorkomend scenario: het is vrijwel zeker dat sommige leveranciers (in het begin) de benodigde gegevens niet kunnen aanleveren. Dit is normaal en zou je vooruitgang niet moeten belemmeren. Het GHG-protocol staat het gebruik van schattingsmethoden toe om deze gaten op te vullen.

Dit zijn de meest gangbare benaderingen:

• Op uitgaven gebaseerde methode: Dit is het meest toegankelijke startpunt. Je kunt het bedrag dat je aan een leverancier hebt uitgegeven, vermenigvuldigen met een branchegemiddelde emissiefactor. Deze factoren zijn verkrijgbaar via betrouwbare bronnen, zoals de Britse DEFRA-database, co2emissiefactoren.nl en Ecoinvent.
• Methode met gemiddelde gegevens: Gebruik secundaire gegevens, zoals gemiddelde emissies voor een specifiek product of dienst, om een schatting te maken.

Het doel is om een complete, zij het deels geschatte, voetafdruk te creëren. Dit vormt een basislijn die je in de loop van de tijd kunt verfijnen naarmate je nauwkeurigere gegevens van leveranciers ontvangt. Tools zoals het Hedgehog Carbon Platform zijn ontworpen om deze berekeningen uit te voeren, zodat je naadloos een combinatie van echte en geschatte gegevens kunt gebruiken. Voor meer inzicht, zie ons artikel over "De juiste emissiedatabase selecteren voor berekeningen van de CO2-voetafdruk."

Conclusie: Van gegevens verzamelen naar duurzame partnerschappen

Het effectief betrekken van je leveranciers voor Scope 3-gegevens is meer dan alleen een rapportageverplichting; het is een fundamenteel onderdeel van het bouwen van een modern en veerkrachtig bedrijf. Door prioriteiten te stellen, samen te communiceren, het proces te vereenvoudigen en ondersteuning te bieden, transformeer je een complexe taak in een strategische kans.

Onthoud dat dit een reis van voortdurende verbetering is. Begin met de gegevens die je kunt verzamelen, gebruik schattingen om eventuele hiaten op te vullen en werk samen met je leveranciers om de datakwaliteit gaandeweg te verbeteren. Zo zorg je niet alleen voor naleving, maar bevorder je ook sterkere partnerschappen en stimuleer je de vermindering van CO2-uitstoot in de hele toeleveringsketen.

Klaar om je reis naar een CO2-arme toeleveringsketen te starten? Neem contact op met Hedgehog voor gespecialiseerd Scope 3-adviesof ontdek ons Hedgehog Carbon platform om het verzamelen en rapporteren van gegevens te vereenvoudigen.