In het kort
- Inkoop krijgt twee soorten vragen tegelijk: het moet de cijfers voor de eigen scope 3 aanleveren, en het moet CO2-criteria in de eigen tenders beoordelen.
- Reken eerst alles spend-based door om volledig te zijn. Stap daarna alleen voor de categorieën waar je echt iets mee gaat doen over op gegevens van leveranciers.
- Elke vragenlijst vraagt medewerking van een leverancier. Richt je uitvraag daarom op de twintig leveranciers die er echt toe doen, en niet op vierhonderd.
Carbon accounting software voor een inkoopteam rekent je inkoopadministratie om naar emissiegegevens. Neem je CO2-criteria op in je eigen tenders, dan heb je met de software ook controleerbare gegevens om die criteria te beoordelen. De software is bedoeld voor inkopers, category managers en hoofden inkoop die een cijfer voor scope 3 category 1 moeten opleveren, of die in een inkooptraject een duurzaamheidscriterium moeten opstellen en beoordelen. De eerste beslissing is welke categorieën je op basis van uitgaven berekent en welke op basis van gegevens van leveranciers, want die keuze bepaalt hoeveel werk je het hele jaar hebt.
Waar wordt inkoop eigenlijk om gevraagd?
Inkoop krijgt twee verschillende vragen van twee verschillende mensen, en die worden vaak met elkaar verward.
De eerste vraag gaat over je eigen footprint. Iemand van duurzaamheid of finance heeft de ingekochte goederen en diensten nodig voor de inventarisatie van het bedrijf. Bij de meeste niet-industriële bedrijven is dat de grootste scope 3-categorie, en alle gegevens daarvoor staan in je eigen systemen. Die collega heeft de uitgaven nodig in een indeling die aansluit op emissiefactoren. Je eigen categorie-indeling is daar zelden op ingericht.
De tweede vraag gaat over de footprints van je leveranciers. Je klanten of je biedteam hebben onderbouwing per leverancier nodig. Dat komt doordat een grote klant om gegevens over de waardeketen vraagt, of doordat een tender vraagt aan te tonen dat je de uitstoot in je eigen toeleveringsketen beheert.
Voor de eerste vraag reken je met gegevens die je al hebt. Voor de tweede vraag heb je gegevens nodig van andere bedrijven, en die moet je via je relatie met die bedrijven zien te krijgen. Omdat teams die twee verwarren, lopen veel CO2-programma's van inkoopafdelingen na ongeveer drie maanden vast. Het team belooft dan een antwoord op basis van leveranciersgegevens, terwijl een spend-based berekening de vraag binnen twee weken had beantwoord.
Spend-based of leveranciersspecifiek: waar begin je mee?
Je gebruikt allebei, in die volgorde, voor verschillende categorieën.
| Aspect | Spend-based | Leveranciersspecifiek of activity-based |
|---|---|---|
| Wat je nodig hebt | Rijen uit de inkoopadministratie, ingedeeld in categorieën | Vragenlijsten, inventarisaties van leveranciers, productgegevens |
| Tijd tot een eerste cijfer | Dagen | Maanden |
| Verandert het cijfer als prijzen veranderen? | Ja | Nee |
| Zie je het effect van een andere leverancier? | Nee | Ja |
| Effect op de relatie met leveranciers | Geen | Je vraagt een leverancier om een gunst |
| Het meest geschikt voor | Volledigheid, een eerste nulmeting en het rangschikken van categorieën | De paar categorieën waar je echt iets aan gaat doen |
In de praktijk reken je eerst de hele inkoopadministratie spend-based door. Dan heb je alle uitgaven afgedekt en, belangrijker nog, een rangorde van categorieën. Je weet dan welke vier of vijf categorieën het grootste deel van de uitstoot veroorzaken. Alleen voor die categorieën is een programma met leveranciers de moeite waard.
Het gaat mis als je het omgekeerd doet en een vragenlijst naar al je leveranciers stuurt voordat je weet welke leveranciers belangrijk zijn. Dan krijg je weinig antwoorden, veel ergernis en een cijfer dat niet beter is dan wat je uit de inkoopadministratie had kunnen halen. Twijfel je nog hoeveel je zelf wilt doen, lees dan eerst de juiste carbon accounting software kiezen voor het mkb.
Wat kost een programma voor leveranciersgegevens je echt?
Het kost vooral medewerking van je leveranciers, en die is beperkt. Met elke vragenlijst vraag je een ander bedrijf om onbetaald werk, terwijl dat bedrijf genoeg aan zijn hoofd heeft. Kleine leveranciers krijgen zulke vragenlijsten bovendien van meerdere klanten tegelijk, steeds in een ander formaat. Daarom antwoorden veel leveranciers niet.
Drie dingen bepalen of een programma werkt of na een tijdje ongemerkt stopt.
Vraag weinig leveranciers. Rangschik je leveranciers op hun bijdrage aan de uitstoot en niet alleen op de uitgaven, en benader de leveranciers bovenaan die lijst. Met een korte lijst kan je eigen team elke leverancier persoonlijk opvolgen, en dat zorgt in de praktijk voor antwoorden.
Vraag om iets wat al bestaat. Een leverancier die al rapporteert, heeft een cijfer. Vraag je om die bestaande inventarisatie, een certificaat of een gepubliceerd plan, dan krijg je antwoord. Stuur je een zelfgemaakte template, dan krijg je meestal geen reactie.
Weet wat je niet mag vragen. Er geldt een vastgelegde grens aan wat een groot rapporterend bedrijf redelijkerwijs van mkb-leveranciers mag vragen. Het is nuttig om die grens te kennen, of je nu zelf vragen stelt of vragen moet beantwoorden. We bespreken het in de grens aan vragen in de waardeketen en de ESG-vragen die je mag weigeren.
Breid je je eigen scope 3-programma uit van category 1 naar transport, afval en de andere categorieën, dan moet je het programma grondiger opzetten. Daarvoor is scope 3 consulting de passende vorm van hulp.
Hoe neem je CO2 op in een tender zonder een cijfer te krijgen dat je niet kunt controleren?
Vraag om bewijs dat los van de inschrijving bestaat.
Een leverancier kan in een inschrijving alles opschrijven. Wat een leverancier niet kan verzinnen, is een certificaat, een gepubliceerd plan op de eigen website of een inventarisatie die een auditor heeft gezien. Formuleer het criterium daarom rond zo'n bestaand document en niet rond een belofte.
Leg vervolgens drie dingen vast voordat je de aankondiging publiceert, en niet pas als de inschrijvingen binnen zijn.
Bepaal wat je beoordeelt. Het absolute cijfer is bijna nooit een goede maatstaf, want een grote leverancier stoot altijd meer uit dan een kleine. Beoordeel liever hoe volledig de afbakening is, hoe geloofwaardig het plan is, of de uitstoot per eenheid van wat je inkoopt.
Bepaal wat als bewijs telt. Noem de documenten die je accepteert. Als je alles accepteert, krijg je ook van alles, en dan moet jij het zelf vergelijkbaar maken.
Bepaal wie het beoordeelt. Inkoop schrijft CO2-criteria vaak zelf, maar daarna voelt niemand zich verantwoordelijk voor de beoordeling. Wijs een beoordelaar aan en geef die een beoordelingsschema. Anders heeft het criterium geen invloed op de gunning.
Neem ook geen onbewezen milieuclaims op in je eigen tenderdocumenten. De regels voor groene claims gelden voor inkopers net zo goed als voor verkopers.
Wat moet een inkoopteam testen voordat het een tool koopt?
Loop deze vier vragen na. Ze staan in de volgorde waarin een zwak antwoord je geld gaat kosten, van de invoering tot het tweede jaar.
Kan de tool je inkoopadministratie inlezen zoals die echt is opgebouwd? Test dat niet met een net demobestand, maar met je echte export, inclusief de leveranciersnamen, de kostenplaatsen en de verkeerd geboekte rijen.
Kan de tool twee methodes voor dezelfde categorie naast elkaar bijhouden? Je zet categorieën na verloop van tijd om van spend-based naar leveranciersspecifiek. De tool moet die overstap zo vastleggen dat je cijfers over de jaren vergelijkbaar blijven. Anders lijkt de wisseling van methode op een reductie die in werkelijkheid niet heeft plaatsgevonden.
Kun je zien welke factor op welke rij is toegepast? Inkoop moet cijfers vaker verdedigen dan de meeste andere afdelingen. Als je de berekening kunt laten zien, is de discussie snel voorbij.
Wat kost de tool in het tweede jaar? De berekening wordt een jaarlijkse routine bij je jaarafsluiting. Als de introductieprijs na het eerste jaar vervalt, betaal je over meerdere jaren veel meer dan je dacht.
Wees ook voor jezelf duidelijk over wat je koopt. Een carbon accounting tool en een brede suite voor ESG-rapportage zijn verschillende producten met een verschillend doel. Dat verschil leggen we uit in ESG-rapportagesoftware versus carbon accounting.
Wat doet Hedgehog voor inkoopteams?
Het platform bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren. Je kunt daarnaast eigen gegevens van je organisatie of van leveranciers toevoegen. Daardoor kun je binnen één inventarisatie overstappen van rijen uit de inkoopadministratie naar cijfers van leveranciers. Een AI-assistent begeleidt je bij de opzet volgens het GHG Protocol en bij het opbouwen van de inventarisatie. Met het entiteitenbeheer werk je met meerdere locaties en vestigingen, met rollen voor data-eigenaren, auditors en managers, zodat elke inkoper alleen zijn eigen deel ziet. Je kunt rapporteren volgens het GHG Protocol, PPN 006 en de CO2-Prestatieladder.
Een gratis account krijg je zonder verkoopgesprek. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.
Voor inkopers zijn er drie beperkingen die je vooraf moet kennen.
Het invoeren van de gegevens kost de meeste tijd. Een reviewer schreef in augustus 2026 op G2 dat alles perfect werkt zodra de gegevens zijn ingeladen, maar dat het inladen het lastige deel is. Voor een inkoopteam betekent dat: het indelen van de inkoopadministratie is het eigenlijke project, niet de software.
Er zijn nog weinig koppelingen met andere software. Een reviewer van een middelgroot bedrijf vroeg in juni 2026 op G2 om meer koppelingen. Hoop je de tool aan je P2P-systeem te koppelen zonder er verder naar om te kijken, test dan eerst de export en import met je eigen bestand voordat je tekent.
Productfootprints zijn een dienst en geen functie van de software. Het platform maakt footprints van organisaties. Wil een klant een footprint van een specifiek product of een EPD, dan is dat LCA-werk dat we als dienst leveren. Je maakt het niet zelf in de tool.
Wat moet je als eerste doen?
Haal twaalf maanden inkoopadministratie op, ingedeeld zoals je financiële systeem dat al doet, en reken die spend-based door. Binnen een paar dagen heb je een rangorde van categorieën.
Neem de vijf grootste categorieën daarna mee naar je volgende categorie-overleg. Neem geen rapport mee, maar stel één vraag: aan welke van deze categorieën willen we echt iets doen? Alleen voor die categorieën is dit jaar een programma met leveranciers te verantwoorden.
Je kunt die eerste rangorde maken met een gratis account voordat je ergens aan vastzit, of plan een gesprek als je de indeling in categorieën eerst met iemand wilt doorlopen.
Bronnen: GHG Protocol Corporate Value Chain (Scope 3) Standard, Hedgehog platform, Hedgehog op G2. Gelezen op 27 augustus 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.
