In het kort
- Een CO2-inventarisatie is een tweede administratie die je op hetzelfde moment afsluit als de jaarrekening, en alleen finance heeft al ervaring met zo'n afsluiting.
- De meeste brongegevens zijn uitgaven die finance al beheert, en het meeste werk zit in het indelen van die uitgaven, niet in de berekening.
- De belangrijkste controle is dat je elk gerapporteerd cijfer kunt herleiden naar de brongegevens en naar de versie van de emissiefactor die is gebruikt.
Carbon accounting software maakt voor een bedrijf een tweede administratie. Daarin staat niet wat het bedrijf in euro's heeft uitgegeven, maar hoeveel liters brandstof, kilowattuur en ingekochte goederen het heeft gebruikt, en je sluit die administratie elk jaar op hetzelfde moment af als de boekhouding. Meestal komt deze taak bij het financeteam terecht. Dat komt doordat de meeste brongegevens uitgaven zijn die finance al beheert, doordat het resultaat in een rapport komt dat een bestuurder ondertekent, en doordat geen andere afdeling ervaring heeft met een gecontroleerde jaarafsluiting. Krijg jij deze taak, begin dan met een proefberekening voor één entiteit en één boekjaar, op basis van het grootboek dat je al hebt.
Waarom komt CO2-rapportage steeds bij finance terecht?
Dat komt door de plekken waar de cijfers uiteindelijk worden gebruikt, niet door de plek waar ze ontstaan.
CO2-cijfers beginnen vaak als iets waar de operationele afdelingen uit interesse naar kijken. Daarna komen ze terecht in documenten waarvoor finance al verantwoordelijk is: een vragenlijst van een kredietverstrekker, een inschrijving op een aanbesteding, een contract met een klant, een jaarverslag of een assurance-opdracht. Zodra het bedrijf een cijfer onder eigen naam publiceert, moet iemand kunnen uitleggen waar het cijfer vandaan komt en wie het heeft gecontroleerd. Dat is een vraag voor finance en niet voor de facilitaire dienst.
De tweede reden is praktisch. De gegevens staan meestal in de inkoopadministratie, de afschriften van de tankpassen, het declaratiesysteem en de energiefacturen. Finance beheert drie van die vier bronnen. Een duurzaamheidscoördinator zonder toegang tot het grootboek moet alle gegevens bij elkaar zoeken. Een controller met toegang hoeft ze alleen te exporteren.
Welke kennis heeft een financeteam die andere afdelingen niet hebben?
Een financeteam heeft vier dingen die je precies nodig hebt voor een emissie-inventarisatie.
Een vastgestelde rapporterende eenheid. Je weet al welke rechtspersonen je consolideert, welke deelnemingen een minderheidsbelang zijn en waar de grens van de groep ligt. Voor carbon accounting moet je dezelfde keuze maken. Groepen die dat verkeerd doen, moeten in het tweede jaar hun cijfers herzien.
Een rekeningschema. Spend-based emissiefactoren horen bij categorieën van inkoop. Een rekeningschema is een indeling in categorieën die al iemand heeft bijgehouden en afgestemd. Het is niet perfect voor dit doel, maar het is veel beter dan helemaal opnieuw beginnen.
Een afsluitkalender. CO2-rapportage heeft alleen waarde als je die elk jaar op dezelfde manier herhaalt. Een cijfer dat je niet met vorig jaar kunt vergelijken, laat niet zien of de uitstoot is gedaald.
De gewoonte om alles met bewijs te onderbouwen. Finance accepteert geen cijfer zonder document. Die houding is het waardevolste wat je meebrengt. Daardoor wordt de inventarisatie een verantwoording die je kunt verdedigen, en niet een spreadsheet waarvan niemand de uitkomst kan reproduceren.
Waarin verschilt een CO2-administratie van de financiële administratie?
In het begin lijkt een CO2-administratie op de financiële administratie, maar er zijn drie verschillen. Je mag schatten, en vaak kun je niet anders. Je werkt met verschillende eenheden. En de emissiefactoren waarmee je rekent, worden regelmatig aangepast.
| Stap in de financiële afsluiting | Vergelijkbare stap in de CO2-administratie | Wat is anders |
|---|---|---|
| Proef- en saldibalans | Activiteitsgegevens per categorie | De eenheden verschillen, niet alles is in geld uitgedrukt |
| Rekeningschema | Toewijzing van emissiefactoren | Voor één grootboekrekening heb je soms meerdere factoren nodig |
| Tabel met wisselkoersen | Bibliotheek met emissiefactoren | Factoren worden herzien, en een herziening verandert ook de cijfers van eerdere jaren |
| Overlopende posten en schattingen | Benaderingen en spend-based data | Schatten is normaal en geen uitzondering |
| Vergelijkende cijfers van vorig jaar | Basisjaar en beleid voor herziening | Een andere rekenmethode kan eruitzien als een daling van de uitstoot |
| Controledossier | Brongegevens plus de versie van de emissiefactor | De hele controle draait om herleidbaarheid |
De rij met de factorbibliotheek veroorzaakt de meeste problemen. Als een emissiefactor wordt aangepast, verandert het cijfer van vorig jaar wanneer je het opnieuw berekent. Je hebt dus schriftelijk beleid nodig over wanneer je eerdere jaren herziet en wanneer je het oorspronkelijke cijfer laat staan. Neem die beslissing in het eerste jaar. Het is een beslissing voor finance, en ze hoort in je handboek voor de administratie, niet in de release notes van een softwareleverancier.
Zijn de begrippen nieuw voor je, lees dan onze gids voor het opbouwen van een voetafdruk vanaf nul. Die legt uit hoe het werkt, zonder dat je kennis van duurzaamheid nodig hebt.
Welke controles zijn nodig voor een betrouwbaar cijfer?
Je hebt minder controles nodig dan bij een financiële audit, maar meer dan de meeste duurzaamheidstools bieden.
Scheiding tussen invoer en controle. Wie de gegevens invoert, mag niet de enige zijn die ze goedkeurt. Goede software ondersteunt aparte rollen.
Een route van het rapport terug naar de bron. Bij elk cijfer in het rapport moet je kunnen terugzoeken naar de factuur of meterstand en naar de precieze emissiefactor die is toegepast. Als je een stap in die keten niet kunt zien, kan niemand het cijfer controleren.
Een afgesloten rapportageperiode. Nadat een jaar is goedgekeurd, moet elke latere wijziging zichtbaar zijn als herziening. Het systeem mag oude cijfers niet ongemerkt overschrijven.
Een vastgelegde afbakening. Leg vast welke entiteiten, locaties en categorieën je meeneemt, en waarom je iets van betekenis hebt weggelaten.
Een vaste eigenaar per gegevensstroom. Wijs voor brandstof, energie, reizen en ingekochte goederen elk een verantwoordelijke aan. Voor gegevens zonder eigenaar merk je in maart dat ze ontbreken.
Maak ook vroeg een keuze die je budget bepaalt: software voor carbon accounting is iets anders dan een breed pakket voor ESG-rapportage. We leggen het verschil uit in ESG-rapportagesoftware versus carbon accounting.
Wat moet een financeteam testen voordat het software koopt?
Laat de demo draaien op je eigen gegevens en let op de volgende vijf punten.
Exporteer een audit trail voor één boekingsregel. Een screenshot van een dashboard is niet genoeg. Je wilt de bronwaarde, de emissiefactor, de versie van die factor en de uitkomst zien.
Importeer een echte export uit je grootboek, geen voorbeeldbestand. Vraag hoeveel rijen de software niet aan een categorie kan toewijzen, en wat er met die rijen gebeurt.
Controleer hoe de software met entiteiten omgaat. Kun je dochterondernemingen apart bijhouden en consolideren zonder inkopen tussen groepsmaatschappijen dubbel te tellen?
Vraag wat er aan het eind van het jaar gebeurt. Wordt de periode afgesloten, en kun je een eerder jaar herzien terwijl het oorspronkelijke cijfer bewaard blijft?
Vraag de prijs voor het tweede jaar schriftelijk op. Het aantal seats en entiteiten neemt meestal toe. Als de prijs na het eerste jaar stijgt, kun je er niet mee begroten.
Wil je een breder overzicht van de markt, lees dan carbon accounting software kiezen als mkb-bedrijf. Daarin staan de criteria die ook bij een formele inkoopbeoordeling overeind blijven.
Wat doet Hedgehog voor financeteams?
Het platform begeleidt je met een AI-assistent bij het inrichten volgens het GHG Protocol, het opbouwen van de inventarisatie, het uploaden van gegevens en het rapporteren. Het bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren, en je kunt eigen gegevens van je organisatie of je leveranciers toevoegen. Je kunt meerdere entiteiten op verschillende locaties beheren, met gebruikersrollen voor data-eigenaren, auditors en managers. Daarmee regel je de scheiding tussen invoer en controle die hierboven staat. Het platform maakt rapportages volgens het GHG Protocol, PPN 006 en de CO2-Prestatieladder, en ondersteunt wetgeving als CSRD, SECR en SB253.
Voor een gratis account hoef je geen verkoopgesprek te voeren. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar, en de prijs hangt af van het aantal seats en het aantal bedrijfsentiteiten.
Als financemedewerker moet je vooral twee beperkingen meewegen.
Nog niet alles is herleidbaar. Een klant uit het segment Mid-Market gaf ons in juli 2026 op G2 een 4 van de 5. Hij schreef dat je in het platform niet ziet welke omrekenfactoren en afstandsberekeningen zijn toegepast. Een valutaomrekening of een afstandsberekening kun je daardoor niet altijd herleiden van je invoer naar de regel in het platform. Is controleerbaarheid het belangrijkste wat jouw team bijdraagt, test dit dan eerst op de posten die voor jou het zwaarst wegen.
Het laden van de gegevens kost het meeste werk. Een klant uit het segment Small Business schreef in augustus 2026 op G2 dat alles perfect werkt zodra de gegevens erin staan, maar dat het laden ervan lastig is. Reserveer voor de eerste keer dat je de gegevens indeelt net zoveel uren als voor een systeemmigratie.
Nog een opmerking over wat het platform wel en niet doet. Het platform berekent de voetafdruk van organisaties. Werk op productniveau, zoals LCA, EPD, MKI en PCF, levert Hedgehog als advieswerk en niet als functie in de software. Vraagt een klant je om een cijfer per product, dan is dat dus een aparte opdracht.
Waar begin je?
Kies één entiteit en één afgesloten boekjaar, en bereken scope 1 en scope 2 op basis van brandstof, energie en gereden kilometers. Dat kost hooguit een week, en je ziet daarna hoe bruikbaar je gegevens zijn.
Exporteer daarna twaalf maanden inkoopadministratie voor die entiteit en bekijk welk deel van de rijen je zonder problemen aan een categorie kunt toewijzen. Dat percentage voorspelt het best hoeveel uren de volledige inventarisatie je gaat kosten.
Je kunt allebei doen met een gratis account voordat je iets vastlegt. Loop je vast op de vraag wat je wel en niet meeneemt, schakel dan carbon footprint consulting in.
Bronnen: het Hedgehog-platform, Hedgehog op G2. Gelezen op 27 augustus 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.
