Beste software voor CO2-boekhouding voor zakelijke dienstverleners in 2027

In het kort

• Voor een zakelijke dienstverlener zit het meeste werk in het onderbouwen van het CO2-cijfer, niet in het verlagen ervan.
• Je gegevens komen uit een reisboekingssysteem, de energierekeningen van je kantoren en je inkoopuitgaven. Koppelingen zijn daarom belangrijker dan een grote bibliotheek met emissiefactoren.
• Klanten vergelijken leveranciers op uitstoot per medewerker. Houd daarom de manier waarop je medewerkers telt elk jaar gelijk.

Een adviesbureau, communicatiebureau of advocatenkantoor heeft een bijzonder profiel: de CO2-footprint is klein, maar klanten kijken er kritisch naar. Reizen, kantoren, ingekochte diensten en IT vormen samen de hele footprint. De gegevens daarvoor staan in een reisboekingssysteem, in een paar energierekeningen en in de inkoopadministratie. Het werk zit dus in het onderbouwen van het cijfer, niet in het verlagen ervan. Bij de keuze van software telt daarom vooral hoe een tool met uitgaven omgaat, hoe flexibel je kunt exporteren en wat hij kost, en niet hoeveel emissiefactoren hij bevat. Hieronder lees je welke leveranciers een plek op je shortlist verdienen en wat je over elk van hen kunt controleren. We zeggen ook wanneer je beter bij een ander kunt kopen.

Een van de besproken producten is van ons. We beoordelen het met dezelfde maatstaf als de andere, en de beperkingen die we noemen komen van onze eigen klanten, niet uit een marketingtekst.

Waarom is de vragenlijst lastiger dan de berekening?

De berekening zelf is klein, het onderbouwen ervan niet. De meeste bedrijven in deze sector kunnen in een middag een geloofwaardig cijfer voor scope 1 en 2 maken: er is meestal geen wagenpark en geen productieproces, en er zijn één of twee huurcontracten.

De druk komt van klanten. Grote klanten vragen dienstverleners bij aanbestedingen om CO2-gegevens. Bij consultancyopdrachten van de Britse rijksoverheid boven de drempelwaarde kan daarnaast PPN 006 gelden. Dat is een voorgeschreven format voor een reductieplan dat je elke 12 maanden moet vernieuwen, en dus meer dan een cijfer in een spreadsheet. We bespreken dat format in de PPN 006-checklist.

De collega die deze taak erbij krijgt, meestal iemand van operations of marketing, hoeft de uitstoot dus niet in de eerste plaats te verlagen. Die moet vooral zorgen voor goede documentatie en een werkwijze die elk jaar te herhalen is, met een deadline die de inkoopafdeling van de klant bepaalt. Daar moet je bij de keuze van een tool op letten.

Welke tools moet een adviesbureau of communicatiebureau bekijken?

Er zijn vier opties. We zetten ze op volgorde van de omvang van je bedrijf.

Een spreadsheet met een gepubliceerde set emissiefactoren. Voor een bedrijf met tien medewerkers en één kantoor is dat verdedigbaar en gratis. Het werkt niet meer zodra twee klanten dezelfde gegevens in twee verschillende formats willen, of zodra je de methode van vorig jaar nog moet kunnen navolgen.

CO2-platforms voor het mkb. Seedling, EcoHedge en Hedgehog. Ze zijn gebouwd voor organisaties van jouw omvang, met prijzen en onboarding die daarbij passen.

Brede ESG-platforms. Coolset en Greenly vallen in deze groep. Ze bieden meer dan de meeste dienstverleners nodig hebben, maar ze zijn de juiste keuze als je verplichtingen verder gaan dan uitstoot en ook ESG en due diligence omvatten.

Een adviseur en een certificaat. Is je eigenlijke doel een B Corp-certificering of een EcoVadis-score, en niet een jaarlijkse inventarisatie, dan is de tool bijzaak. Zoek dan eerst begeleiding bij de beoordeling.

Wat kun je controleren voordat je een demo aanvraagt?

Alle gegevens zijn gelezen op 27 augustus 2026, op de prijspagina van de leverancier of op het genoemde G2-profiel. Bij EcoHedge komt de informatie over koppelingen van hun eigen vergelijkingspagina; die bewering is dus van EcoHedge, niet van ons. Controleer de gegevens opnieuw voordat je ze overneemt. Let ook op het aantal reviews: hoe meer reviews, hoe meer een score zegt. Greenly en Coolset hebben allebei meer reviews dan wij.

In deze sector verdienen koppelingen meer aandacht dan in welke andere sector ook. Je uitstoot komt vooral uit ingekochte diensten en reizen, en de meeste gegevens daarover staan al als transacties in je boekhoudsysteem. Een directe koppeling met je boekhouding maakt hier het verschil tussen een middag werk en twee weken werk.

Levert rekenen op basis van uitgaven problemen op?

Niet vanzelf, maar je moet er wel zorgvuldig mee omgaan.

Met spend-based emissiefactoren reken je het bedrag dat je in een categorie hebt uitgegeven om naar een schatting van de uitstoot. Voor een bedrijf waarvan de footprint vooral bestaat uit ingekochte diensten, IT en reizen, is dat vaak de enige haalbare methode, en het is een geldige methode. Dat heeft twee gevolgen.

Ten eerste bepaalt de indeling van je grootboek hoe nauwkeurig je uitstoot wordt berekend. Boek je alles van softwarelicenties tot catering op één rekening 'diversen', dan wordt je footprint net zo vaag. Een uur besteden aan het opschonen van je rekeningschema levert in het hele project meestal het meeste op.

Ten tweede veranderen spend-based uitkomsten als je prijzen veranderen, en niet alleen als je gedrag verandert. Na een jaar met hoge inflatie kan je gerapporteerde uitstoot stijgen, terwijl je in werkelijkheid minder doet. Vermeld dat zelf in je rapport, voordat een klant ernaar vraagt. Heb je betere gegevens, gebruik die dan: in het platform kunnen klanten eigen CO2-gegevens van hun organisatie of van hun leveranciers gebruiken in plaats van de algemene factoren.

Klanten vergelijken leveranciers vooral op uitstoot per medewerker. Leg daarom vast hoe je je medewerkers telt, bijvoorbeeld in fte op een vaste peildatum, en houd die definitie elk jaar gelijk. Wie de definitie ongemerkt verandert, maakt elke vergelijking met eerdere jaren zinloos.

Welke optie past bij welk bedrijf?

Minder dan 25 medewerkers, één kantoor, nog geen aanbestedingen. Een spreadsheet en een eenvoudige methode zijn genoeg. Met onze gids voor CO2-boekhouding vanaf nul maak je een cijfer dat je kunt verdedigen.

Je beantwoordt twee of drie keer per jaar vragenlijsten van klanten. Kies een platform met een gratis versie. Het voordeel zit in het hergebruiken van één dataset voor alle formats, niet in de berekening zelf.

Je schrijft in op opdrachten van de Britse rijksoverheid. Kies een tool die het voorgeschreven PPN 006-document maakt en de vernieuwing elke 12 maanden ondersteunt, en vraag in de demo om dat plan zelf te zien.

Kantoren in meer dan één land. Controleer vroeg hoe de tool met meerdere entiteiten en talen omgaat. Ons eigen platform is volgens onze gepubliceerde gegevens beschikbaar in het Engels, Frans en Nederlands. Afhankelijk van waar je medewerkers werken, is dat genoeg of juist een reden om af te haken.

Je wilt een B Corp-certificering, een EcoVadis-score of een science-based target. Dan is de werkwijze belangrijker dan het dashboard. Wil je een gevalideerd reductiedoel, dan is ondersteuning bij science-based targets een ander traject dan de jaarlijkse CO2-boekhouding.

Wanneer raden we je aan iets anders te kopen?

Het platform begeleidt je met een AI-assistent bij de opzet volgens het GHG Protocol en bij het opbouwen van je inventarisatie. Het ondersteunt werkprocessen voor SBTi, B Corp en EcoVadis, noemt CSRD, SECR en SB253 als ondersteunde wetgeving, bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren, en werkt met meerdere entiteiten en met rollen voor data-eigenaren, auditors en managers. Een gratis account open je zonder verkoopgesprek. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.

Er zijn drie redenen waarom een dienstverlener terecht voor een andere leverancier kan kiezen. Alle drie komen uit onze openbare reviews op G2.

We bieden nog geen koppelingen met boekhoudsoftware. Een klant van een middelgroot bedrijf vroeg in juni 2026 op G2 om meer koppelingen met andere software. In een sector waar de boekhouding de belangrijkste bron van gegevens is, heeft een concurrent met een directe koppeling met Xero of QuickBooks vanaf de eerste dag een echt voordeel. Dat gaan we niet ontkennen.

Gegevens invoeren kost moeite. Een klant van een klein bedrijf schreef in augustus 2026 op G2 dat alles perfect werkt zodra de gegevens erin staan, maar dat het invoeren het lastige deel is. Houd daar in het eerste jaar rekening mee.

Voor een volledig ESG-pakket bieden we minder. Een klant van een middelgroot bedrijf gaf ons in juni 2026 op G2 een 3,5 uit 5. Volgens die klant is het platform minder compleet als je een breder hulpmiddel voor ESG- en CSRD-rapportage zoekt: er is geen functie voor het beheer van databronnen en geen functie om reductiedoelen te volgen.

Wat kun je dit kwartaal al doen?

Vraag de export van je reisboekingen over vorig jaar op, en de proefbalans van vorig jaar. Samen bevatten ze het grootste deel van je footprint. Of die bestanden bruikbaar zijn, zegt meer over hoeveel tijd je echt nodig hebt dan welke demo van een leverancier ook.

Beslis daarna of je een jaarlijkse routine opzet of één aanbesteding beantwoordt, want daarvoor heb je verschillende producten nodig. Gaat het om een jaarlijkse routine, dan vind je in onze gids over het kiezen van een tool als kleinere organisatie de vragen die je aan leveranciers kunt stellen. Je kunt ook een gratis account openen op het platform om te zien hoe ver je met je bestaande exports komt.

Bronnen: Hedgehog-platform, Hedgehog op G2, Coolset op G2, Greenly op G2, Seedling op G2, prijzen van EcoHedge en hun gepubliceerde vergelijkingspagina. Alles gelezen op 27 augustus 2026.

Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.