Carbon accounting software voor installatiebedrijven

In het kort

• Voor installateurs is de CO2-Prestatieladder de belangrijkste regeling, omdat ze op dezelfde overheidsopdrachten inschrijven als aannemers.
• De brandstof van je bedrijfsbusjes is meestal de grootste post in scope 1, en je tankpasoverzichten bevatten die gegevens al bijna volledig.
• Met inkoopgegevens van de groothandel breng je je materialen snel in kaart, maar met bedragen in euro's kun je nooit een reductie aantonen.

Voor een Nederlands installatiebedrijf bepaalt de CO2-Prestatieladder welke software je nodig hebt. Installateurs schrijven in op dezelfde overheidsopdrachten als de aannemers voor wie ze werken, en bij die aanbestedingen levert een certificaat op de ladder een voordeel op bij de gunning. Je uitstoot komt uit twee bronnen: je bedrijfsbusjes, meestal de grootste post in scope 1, en de materialen die je via groothandels inkoopt. De software moet van je tankpasoverzichten en de inkoopgegevens van de groothandel een jaarlijkse inventarisatie maken die een auditor kan controleren. Daarnaast moet de software de documenten voor je ladderaanvraag zelf opleveren, en niet alleen een dashboard tonen.

Welke regeling geldt voor installatiebedrijven, en vanaf wanneer?

Als je inschrijft op Nederlandse overheidsopdrachten of daarbij als onderaannemer werkt, gaat het om de CO2-Prestatieladder. Dat is een certificering van je organisatie. Opdrachtgevers belonen een certificaat bij de gunning; er is geen inspecteur die naleving afdwingt. Je deadline is daarom de sluitingsdatum van een aanbesteding en geen wettelijke termijn.

Twee datums kun je nu al in je agenda zetten.

14 januari 2027. Vanaf deze datum kunnen aanbestedende diensten niet meer aanbesteden met versie 3.1. Een gecertificeerde organisatie moet bij de eerste audit na deze datum zijn overgestapt op Handboek 4.0. Je huidige 3.1-certificaat vervalt niet op die dag. Audits volgens 3.1 zijn mogelijk tot 14 januari 2027, en een certificaat uit zo'n audit kan geldig blijven tot 14 januari 2028. Ben je al gecertificeerd, dan is de overstap naar 4.0 toch de eerstvolgende klus.

1 januari 2027. Op deze datum stapt ProRail over op versie 4.0. Dat is een wisseling van versie: ProRail gebruikt de ladder al sinds 1 december 2010 bij de gunning. Rijkswaterstaat stapte op 1 juli 2026 over op 4.0 en rekent sindsdien met een fictieve korting op de inschrijfsom van 2, 4 en 6 procent. ProRail stelt voor versie 4.0 een staffel van 4, 7 en 10 procent voor, noemt die voorlopig en geeft aan dat die per aanbesteding kan verschillen. Werk je voor deze opdrachtgevers via een hoofdaannemer, dan legt die hoofdaannemer de eis bij jou neer, en dat gebeurt nu al.

In onze introductie tot de CO2-Prestatieladder voor het mkb lees je wat certificering inhoudt en wat elke trede van een kleiner bedrijf vraagt.

Waar komt de uitstoot van een installatiebedrijf vandaan?

Het grootste deel komt van de brandstof voor je bedrijfsbusjes en van ingekochte materialen. Voor een dienstverlenend bedrijf is die verdeling ongebruikelijk.

De brandstof van je busjes is meestal de grootste post in scope 1. Een bedrijf met zestig servicebusjes waarmee monteurs klanten in een regio bezoeken, verbruikt veel diesel. Anders dan in de meeste sectoren valt die brandstof direct onder jouw scope 1, omdat het om je eigen voertuigen en je eigen tankpassen gaat. Je kunt dit verbruik nauwkeurig meten, en je kunt het ook zelf verlagen.

Ingekochte materialen vormen samen de grootste post. Kabel, leidingen, luchtkanalen, ketels, warmtepompen, schakelmateriaal en fittingen koop je bijna allemaal in via één of twee groothandels, en al die materialen vallen onder scope 3. Deze post is groter dan die van je busjes, maar je ziet hem veel minder goed, omdat hij alleen als factuurregels in euro's binnenkomt, zonder informatie over CO2.

Dat verschil maakt het plannen lastig. Het deel dat je nauwkeurig kunt meten, kun je ook verlagen. Het deel dat het grootste aandeel in je totaal heeft, zit in een inkoopadministratie die je nog nooit op deze manier hebt bekeken.

Waarom zijn je tankpasgegevens de beste gegevens die je al hebt?

Een tankpasoverzicht bevat bijna alle activiteitsgegevens die je nodig hebt, maar bijna niemand beseft dat. Het vermeldt het aantal liters, de datum, het voertuig of de bestuurder en vaak ook de locatie. Met een emissiefactor per brandstof reken je dat om naar scope 1, zonder dat je iets hoeft te schatten.

Controleer drie punten voordat je op deze gegevens vertrouwt.

Liters, geen euro's. Sommige overzichten vermelden alleen bedragen. Vraag je tankpasaanbieder dan om het bestand met volumes. Brandstofprijzen schommelen, en een reeks in euro's laat een daling zien in een jaar waarin alleen de prijs daalde.

Brandstofsoort per pas. Diesel, benzine, HVO en elektrisch laden reken je elk op een andere manier om. Bij een gemengd wagenpark staan vaak alle vier op één rekening.

Privékilometers en thuisladen. Besluit één keer of een busje dat bij een monteur thuis wordt opgeladen meetelt, en hoe je dat onderbouwt. Houd je daarna elk jaar aan dat besluit.

Met telematica weet je ook hoeveel kilometer elk voertuig rijdt. Daarmee kun je laten zien dat je zuiniger rijdt, en niet alleen dat je minder rijdt. Die gegevens zijn nuttig, maar eerst moeten de cijfers van je tankpassen kloppen.

Wat heb je aan de gegevens van je groothandel, en wat niet?

Het grote voordeel is dat je er snel mee werkt. Eén of twee groothandels leveren meestal het grootste deel van je materialen, en ze kunnen doorgaans de transacties van twaalf maanden per productgroep exporteren. Daarmee maak je in een middag een schatting van scope 3 categorie 1. Voor een eerste inventarisatie voor de ladder is dat een redelijk begin.

Met uitgaven bij de groothandel kun je geen reductie aantonen. Als je voor hetzelfde bedrag overstapt op een product met minder CO2-uitstoot, laat een spend-based berekening geen enkel verschil zien. Pas als je voor je drie of vier grootste productgroepen productspecifieke gegevens gebruikt in plaats van uitgaven, kun je op je inventarisatie een reductiedoel baseren.

Wat moet software voor een installateur kunnen?

De software moet vijf dingen kunnen. Alleen het laatste punt gaat over de presentatie.

Een tankpasbestand inlezen zonder dat je iets hoeft over te typen. Laat de leverancier dat met je eigen export demonstreren, niet met een voorbeeldbestand.

Meerdere entiteiten en vestigingen beheren als je meerdere bedrijven of regio's hebt, en die optellen zonder iets dubbel te tellen.

Laten zien hoe elk cijfer tot stand komt. Een auditor controleert je ladderaanvraag. Van elk cijfer moet je kunnen terugvinden uit welk bronbestand het komt en welke versie van de emissiefactor is gebruikt.

Omgaan met een nieuwe rekenmethode. Handboek 4.0 is daar een actueel voorbeeld van. Vraag wat er met je basisjaar gebeurt als de onderliggende methode verandert.

De documenten voor je aanvraag opleveren. Voor de ladder heb je documenten nodig, geen scherm. Vraag vóór je tekent om een echt voorbeeld van wat de software oplevert.

Vergelijk je meer in het algemeen? In carbon accounting software kiezen als mkb lees je welke criteria overeind blijven als een inkoopafdeling ze beoordeelt.

Wat doet Hedgehog voor installatiebedrijven?

Het platform maakt rapportages voor de CO2-Prestatieladder, naast rapportages volgens het GHG Protocol en PPN 006. Een AI-assistent begeleidt je bij het inrichten volgens het GHG Protocol, het opbouwen van je inventarisatie, het uploaden van gegevens en het rapporteren. Het platform bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based factoren. Je kunt ook CO2-gegevens van je eigen organisatie of van leveranciers toevoegen. Zo vervang je een inkoopbedrag bij de groothandel door een echt productcijfer. Met het entiteitenbeheer beheer je meerdere entiteiten, locaties en vestigingen, met aparte rollen voor gegevenseigenaren, auditors en managers, zodat een auditor eigen toegang krijgt. Het platform is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Frans.

Voor een gratis account hoef je geen verkoopgesprek te voeren. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar; de prijs hangt af van het aantal seats en het aantal bedrijfsentiteiten.

Weeg twee beperkingen mee.

Er zijn nog weinig koppelingen. Een klant uit het middensegment vroeg in juni 2026 op G2 om meer koppelingen met andere software. Ga je uit van een automatische koppeling met een telematica- of wagenparkbeheersysteem, vraag dan vóór de aankoop na of dat specifieke systeem wordt ondersteund.

Het invoeren van gegevens kost de meeste tijd. Een klant van een klein bedrijf schreef in augustus 2026 op G2 dat alles perfect werkt zodra de gegevens erin staan, maar dat het invoeren het lastige deel is. Als je de groothandeltransacties van een heel jaar moet indelen, kost je eerste inventarisatie dus vooral daar tijd.

Nog een opmerking over wat het platform wel en niet doet. Het berekent de voetafdruk van je organisatie, en dat is wat je voor de ladder nodig hebt. Een cijfer op productniveau, zoals een LCA, EPD, MKI of PCF, leveren we als consultancy.

Waar begin je?

Vraag je tankpasaanbieder om een export van twaalf maanden verbruik in liters, uitgesplitst per brandstofsoort. Daarvoor is één e-mail genoeg, en je hebt dan het grootste deel van je scope 1 in een vorm waar niemand over kan twisten.

Vraag daarna je belangrijkste groothandel om een export van de transacties van twaalf maanden per productgroep. Met die twee bestanden heb je een eerste inventarisatie die je kunt onderbouwen, nog voordat je aan de lastigere onderdelen begint.

Je kunt beide bestanden laden in een gratis account om te zien waar je staat. Staat er al een ladderaudit gepland, dan kun je ook carbon footprint consulting inschakelen.

Bronnen: SKAO CO2-Prestatieladder, aanbestedingsdocumenten van ProRail en Rijkswaterstaat, Hedgehog platform, Hedgehog op G2. Gecontroleerd op 27 augustus 2026; we controleren ze opnieuw vóór een update in 2027.

Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.