Software voor CO2-boekhouding bij overheidsaanbestedingen

In het kort

• CO2 komt in aanbestedingen voor in vier soorten criteria. Stel vast met welk soort criterium je te maken hebt voordat je begint te schrijven.
• Aan een uitsluitingscriterium voldoe je of niet, en met een betere tekst verander je daar niets aan. Bij een gunningscriterium krijg je punten, en met een betere inschrijving haal je er meer.
• Alles behalve een certificering kun je binnen de termijn van een inschrijving regelen. Een certificering kost meer tijd, dus begin daar twee aanbestedingen van tevoren mee.

Software voor CO2-boekhouding bij aanbestedingen zet een emissie-inventaris die je bijhoudt om in het document waar een aanbesteding om vraagt: een Carbon Reduction Plan in een voorgeschreven format, een cijfer voor een gunningscriterium of het bewijs uit je inventaris dat nodig is voor een certificering. De software is bedoeld voor bidmanagers, tendermanagers en de duurzaamheidsmanager die zij in de tweede week van de inschrijving inschakelen. Lees als eerste de aanbestedingsstukken en stel vast met welke van de vier soorten CO2-criteria je te maken hebt. Aan twee daarvan kun je binnen de inschrijvingstermijn nog iets doen, aan de andere twee niet.

Hoe zien CO2-criteria in een aanbesteding er in de praktijk uit?

Er zijn vier soorten, en als de tijd dringt, vraagt elk soort een heel andere aanpak.

De duurste fout is om alle vier te behandelen alsof je er alleen een goede tekst voor hoeft te schrijven. Vraagt een uitsluitingscriterium om een plan dat op je eigen website staat, dan kost dat twee weken als je de gegevens hebt, en is het onmogelijk als je ze niet hebt. Hangt een fictieve korting af van een certificaat dat je niet hebt, dan los je dat met geen enkele tekst op.

Lees de gunningscriteria voordat je het bestek leest. Als CO2 zwaar meeweegt, staat in de beoordelingsregels welk bewijs de aanbesteder accepteert en hoe dat wordt beoordeeld.

Hoeveel is een CO2-score eigenlijk waard?

Reken het uit voordat je besluit hoeveel tijd je erin steekt, want het verschil tussen aanbestedingen kan wel een factor tien zijn.

Bij een gunningscriterium met punten neem je het gewicht van het duurzaamheidscriterium en het aantal punten dat je redelijkerwijs verliest tegenover een sterke concurrent. Reken dat om naar het prijsverschil dat nodig is om die punten goed te maken. Vaak is dat bedrag zo klein dat je beter een degelijk minimum kunt indienen en je tijd kunt steken in het technische deel van je inschrijving.

Bij een fictieve korting op de inschrijfprijs ligt dat anders, en gaat het om veel meer. In de Nederlandse grond-, weg- en waterbouw past Rijkswaterstaat sinds 1 juli 2026 fictieve kortingen van 2, 4 en 6 procent toe per trede op de CO2-Prestatieladder. ProRail gebruikt de ladder al sinds 2010 bij gunningen en wil per 1 januari 2027 overstappen op versie 4.0, met voorgestelde kortingen van 4, 7 en 10 procent die ProRail zelf voorlopig noemt. Een fictieve korting wordt alleen voor de beoordeling van je inschrijfprijs afgetrokken. Een concurrent die één trede hoger staat, schrijft bij dezelfde prijs dus in feite lager in. Reken je dat uit voor je gebruikelijke inschrijvingswaarde, dan krijg je een bedrag dat je commercieel directeur meteen begrijpt, en met die ene berekening is de vraag of je moet certificeren meestal beantwoord. Hoe de ladder werkt voor kleinere bedrijven, lees je in de CO2-Prestatieladder voor het mkb.

In het algemeen geldt: voor een puntencriterium loont het om een goede tekst te schrijven, en voor een korting op de inschrijfprijs loont het om je hele jaarplanning aan te passen.

Wat kun je voor de deadline nog regelen?

Wees eerlijk over de tijd die je hebt, want bidteams beloven vaak dingen die in de beschikbare tijd niet haalbaar zijn.

Het format en de presentatie kun je nog aanpassen. Heb je de gegevens al en heb je ze de vorige keer in de verkeerde vorm ingediend, dan is dat een paar dagen werk. Vraag het voorgeschreven sjabloon op, zet je gegevens daarin om en zorg dat bij elke bewering een bron staat.

Scope 1 en 2 lukken meestal ook. Gegevens over brandstof, energie en voertuigen haal je uit facturen en tankpasoverzichten. Voor de meeste inschrijvers is dat binnen de inschrijvingstermijn te doen.

Scope 3 lukt maar gedeeltelijk. PPN 006 noemt vijf categorieën: zakenreizen, woon-werkverkeer, upstream transport en distributie, afval uit de eigen bedrijfsvoering, en downstream transport en distributie. De cijfers voor reizen en afval heb je snel. Voor upstream en downstream transport zijn de schattingen vaak zwak onderbouwd, en dat merken beoordelaars op. Meer details staan in onze PPN 006-checklist.

Een certificering lukt niet meer. Om op de ladder te komen of een trede te stijgen heb je een externe audit nodig, en de planning daarvan bepaal je niet zelf. Gunt de aanbesteder op basis van de trede en heb je nog geen certificaat, dan heb je deze aanbesteding al verloren, en waarschijnlijk de volgende ook. Begin nu, zodat je bij de aanbesteding daarna wel een trede hebt.

Waarom scoren goede cijfers soms toch slecht?

Beoordelaars kijken naar hoe geloofwaardig je inschrijving is, niet naar hoe laag je uitstoot is.

Vier dingen zorgen voor een lagere score, ook als de inventaris zelf in orde is.

Doelen zonder onderbouwing. Beloof je een reductie van een bepaald percentage voor een bepaalde datum, zonder begrote maatregelen en zonder mensen die er verantwoordelijk voor zijn, dan leest dat als een wens. Beoordelaars hebben zulke beloftes al heel vaak gezien.

Een basisjaar dat niemand kan narekenen. Als je niet vermeldt wat de afbakening is, kan de lezer niet zien of je reductie echt is. Schrijf op wat je hebt meegenomen, wat niet, en waarom.

Schattingen die als metingen worden gepresenteerd. Vermeld welke categorieën geschat zijn en waarop die schattingen zijn gebaseerd. Een schatting die je zelf als schatting benoemt, scoort beter dan een schatting die een technisch beoordelaar zelf ontdekt.

Een bewering die je niet kunt onderbouwen. Een onbewezen milieuclaim in een inschrijving is erger dan een lage score. De claim komt namelijk in het contract terecht dat je tekent, en als iemand die claim later aanvecht, kost je dat meer dan het ene punt die je er nu mee wint.

Wat moet een bidteam testen voordat het software koopt?

Test vijf dingen. Ze gaan alle vijf over de dag van de deadline, niet over de dag van de demo.

Kan iemand zonder specialistische kennis het resultaat maken? Inschrijvingen worden vaak om elf uur 's avonds ingediend. Als maar één persoon in het bedrijf het cijfer kan maken, loopt de hele inschrijving vast als die persoon er niet is.

Blijft de inventaris tussen inschrijvingen bewaard? Het is duur om bij elke nieuwe aanbesteding de voetafdruk opnieuw op te bouwen. Het is goedkoop om de inventaris bij te houden, zodat je voor een inschrijving alleen nog een export hoeft te maken.

Kan de software meer dan één voorgeschreven format maken? Schrijf je in in het Verenigd Koninkrijk en in Nederland, dan moet je met één inventaris voor beide landen kunnen rapporteren.

Kun je laten zien hoe je tot een cijfer bent gekomen? Beoordelaars en auditors vragen hoe een ingevoerd gegeven tot een gerapporteerd cijfer heeft geleid. Als je dat kunt uitleggen, kun je je cijfer verdedigen als iemand het ter discussie stelt.

Wat kost het tweede jaar? Je schrijft doorlopend in op aanbestedingen. Als de prijs na het eerste jaar omhooggaat, zijn de werkelijke kosten hoger dan je dacht.

Wat doet Hedgehog voor inschrijvingen op aanbestedingen?

Het platform noemt PPN 006 en de CO2-Prestatieladder als rapportagevormen, naast het GHG Protocol. Dat zijn de twee formats waar aanbestedingen in het Verenigd Koninkrijk en Nederland het vaakst om vragen. Een AI-gids begeleidt je bij het inrichten volgens het GHG Protocol, het opstellen van een plan voor het verzamelen van gegevens en het opbouwen van je inventaris, en in de app kun je ook menselijke experts op het gebied van broeikasgassen bereiken. Het platform bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren, en je kunt gegevens toevoegen die specifiek zijn voor je eigen organisatie of je leveranciers. Je beheert entiteiten over locaties en vestigingen heen, met rollen voor gegevenseigenaren, auditors en managers. Er zijn ook workflows voor SBTi, B-Corp en EcoVadis, die vaker in aanbestedingen voorkomen dan vroeger.

Je kunt een gratis account openen zonder verkoopgesprek. Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.

Er zijn drie beperkingen waar een bidteam in zijn planning rekening mee moet houden.

Software redt geen inschrijving die over drie weken moet worden ingediend als je nog geen gegevens hebt. Een reviewer op G2 schreef in augustus 2026 dat alles perfect werkt zodra de gegevens erin staan, maar dat het invoeren het lastige deel is. Voor deze inschrijving helpt de software je dus niet meer, maar wel voor de volgende.

Geen enkel platform kan je certificeren. Software levert de inventaris en de documentatie die je voor een certificering nodig hebt. Voor een trede op de ladder heb je nog steeds een externe instelling nodig, en die bepaalt de planning, niet jij.

Voetafdrukken van producten leveren we als dienst. Het platform berekent de voetafdruk van organisaties. Vraagt een aanbesteding om een EPD, een MKI-waarde of een product carbon footprint, dan is dat LCA-werk. Dat leveren we via carbon footprint consulting.

Wat doe je als eerste?

Neem de laatste drie aanbestedingen waarop je hebt ingeschreven en deel de duurzaamheidscriteria daarin in volgens de vier soorten hierboven. De meeste bidteams ontdekken dan dat ze een fictieve korting op de inschrijfprijs hebben behandeld alsof ze er alleen een tekst voor hoefden te schrijven, of dat ze een week hebben besteed aan een criterium dat twee punten waard was. Zo zie je ook of je een document, een dataset of een certificaat mist. Voor elk van die drie heb je een heel andere voorbereidingstijd nodig.

Mis je een document of een dataset, open dan een gratis account en stel je inventaris op voordat de volgende aankondiging verschijnt. Mis je een certificaat, plan dan een gesprek. Dan rekenen we samen voor jouw geplande inschrijvingen uit wat een hogere trede je oplevert.

Bronnen: Procurement Policy Note 006 van het Britse Cabinet Office en de bijbehorende Technical Standard, de pagina's over de CO2-Prestatieladder van Rijkswaterstaat en ProRail zelf, SKAO CO2-Prestatieladder, GHG Protocol Corporate Standard, Hedgehog-platform, Hedgehog op G2. Feiten over RWS, ProRail en PPN 006 gecontroleerd op 17 september 2026, feiten over G2 en het platform gecontroleerd op 27 augustus 2026.

Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.