In het kort
- Vraag om de ruwe export uit het systeem en niet om een samenvatting die iemand heeft overgetypt.
- Spreek per rij vooraf af welke schatting je gebruikt als de data niet komt, en vanaf welke datum.
- Wijs eigenaren aan op functie en niet op naam, zodat het plan blijft werken als iemand vertrekt.
Een dataverzamelplan is een register met één rij voor elk datapunt dat je nodig hebt. Per rij vul je zes kolommen in: de eigenaar, het systeem waarin de gegevens staan, het format waarin je ze wilt ontvangen, de periode die ze moeten dekken, de datum waarop je ze nodig hebt en wat je doet als ze niet komen. De persoon die verantwoordelijk is voor het emissiecijfer schrijft het plan. Of het verzamelen drie weken of drie maanden duurt, hangt grotendeels van dit document af, dus schrijf het voordat je de eerste e-mail verstuurt.
Wie zijn de data-eigenaren, en hoe vind je ze?
De data-eigenaren zitten meestal niet in het duurzaamheidsteam. Bijna alle gegevens liggen bij andere mensen dan degene die de inventarisatie maakt, en juist daarom heb je een plan nodig. De eigenaar vind je het snelst via de factuur: wie de betaling voor iets goedkeurt, beheert ook de gegevens erover. Vraag finance om een leverancierslijst, dan heb je je eigenaren sneller in beeld dan wanneer je rondvraagt.
| Datapunt | Waar de gegevens staan | Gebruikelijke eigenaar | Waar je om vraagt |
|---|---|---|---|
| Elektriciteit en gas | Portaal van de leverancier, facturen | Facilitair of kantoormanager | Twaalf maanden kWh per meter, als export |
| Brandstof voertuigen | Afschriften van tankpassen | Wagenpark of operations | Liters per pas, niet het totaalbedrag in euro |
| Zakelijke reizen | Reisbureau of declaratiesysteem | Finance, of de assistent die de reizen boekt | Rapport per reis met vertrekpunt, bestemming en vervoerswijze |
| Woon-werkverkeer | Nergens | HR | Aantal medewerkers per locatie, plus een korte enquête |
| Afval | Rapportages van de afvalverwerker | Locatie- of facilitair manager | Tonnen per afvalstroom en verwerkingsmethode |
| Ingekochte goederen en diensten | Grootboek | Finance | Volledig jaar per grootboekrekening, met leveranciersnamen |
| Vracht | Facturen van vervoerders, 3PL-portaal | Logistiek | Gewicht en afstand per zending of per vaste route |
| Koudemiddelen | Onderhoudscontracten | Techniek of facilitair | Bijgevulde kilogrammen per gassoort en per installatie |
Twee rijen uit die tabel vragen extra aandacht. Woon-werkverkeer heeft geen eigenaar en geen systeem, en daardoor loopt het in bijna elk project achter. Besluit daarom vroeg of je medewerkers een enquête stuurt of het woon-werkverkeer schat op basis van het aantal medewerkers: een enquête kost voorbereidingstijd, een schatting niet. Ingekochte goederen en diensten is categorie 1 van scope 3 in de Scope 3 Standard van het GHG Protocol uit 2011, en in de meeste organisaties is dit de grootste post in de inventarisatie. Deze gegevens komen binnen als export uit het grootboek en niet als meting. Reken daarom op meer tijd voor het opschonen dan voor het verzamelen.
Waar vraag je elke eigenaar precies om?
Je vraagt elke eigenaar om zes dingen. Als je alle zes precies omschrijft, heb je meestal aan één verzoek genoeg in plaats van vijf rondes heen en weer.
De ruwe export en geen samenvatting. Een totaal dat iemand in een e-mail heeft getypt, kun je niet controleren, niet per locatie uitsplitsen en volgend jaar niet opnieuw gebruiken. Vraag om het bestand dat het systeem zelf aanmaakt.
De fysieke eenheid, als die bestaat. Denk aan liters, kilowattuur, kilogrammen of kilometers. Bedragen in euro gebruik je alleen als er niets anders is. Als je dat vooraf vraagt, hoef je later geen omrekening te verantwoorden.
Een begin- en einddatum. Schrijf niet "vorig jaar". Het ene systeem rekent standaard met de laatste twaalf maanden, het andere met het kalenderjaar of het contractjaar. Drie bestanden die elk een andere periode beslaan, kun je niet met elkaar in overeenstemming brengen.
Een opgave van wat het bestand dekt. Vraag welke locaties, entiteiten of kostenplaatsen in het bestand staan en welke niet. Met die ene zin voorkom je de fout die in een eerste inventarisatie het vaakst onopgemerkt blijft: een landelijk cijfer waarin één vestiging ontbreekt.
Het bronbestand zelf, als bijlage. Bewaar dat bestand. Als iemand over achttien maanden een getal in twijfel trekt, laat je met de export zien waar het vandaan komt.
Een contactpersoon voor vervolgvragen. Dat is bij voorkeur iemand anders dan de persoon die het bestand alleen doorstuurt.
Zet deze zes punten als vaste tekst bovenaan elk verzoek. Een concreet verzoek krijgt veel vaker antwoord dan een vaag verzoek.
Hoe vaak verzamel je de gegevens?
Stem de frequentie af op je financiële afsluiting, en verzamel liever vaker dan je in eerste instantie nodig vindt.
Eén keer per jaar is het minimum en werkt het slechtst. Na twaalf maanden weet niemand meer precies wat er gebeurd is, kan niemand een ontbrekend kwartaal nog reconstrueren en is de collega die de gegevens had misschien al in maart vertrokken.
Eén keer per kwartaal werkt voor de meeste organisaties het best. Je ziet fouten terwijl de onderliggende administratie nog vers is, en bij de jaarafsluiting hoef je alleen de kwartalen op te tellen in plaats van alles opnieuw uit te zoeken.
Eén keer per maand is alleen zinvol voor de paar datapunten die echt automatisch binnenkomen, meestal gemeten energieverbruik uit een portaal.
Leg de frequentie per rij vast en niet voor het hele plan. Gemeten energieverbruik kun je maandelijks ophalen, terwijl je de enquête over woon-werkverkeer één keer per jaar houdt. Zet de deadline voor elke eigenaar minstens twee weken vóór de datum waarop jij de gegevens nodig hebt, en presenteer die vroege datum als de echte deadline. Met die twee weken kun je het bestand opvangen dat in het verkeerde format binnenkomt.
Wat doe je als iemand niet reageert?
Ga ervan uit dat dit gebeurt en richt het plan daarop in. Bij een plan met meer dan tien eigenaren blijven er altijd rijen leeg. Spreek daarom vooraf met je opdrachtgever drie maatregelen af.
Een vaste escalatieprocedure die iedereen kent. Je stuurt een herinnering op de deadline en drie werkdagen later een tweede. Het derde bericht gaat uit met de naam van je opdrachtgever erop. Als je deze procedure aan het begin bekendmaakt, is een escalatie een vaste stap in het proces en geen persoonlijke kwestie.
Een vooraf afgesproken schatting. Schrijf voor elke rij op welke schatting je gebruikt als er niets binnenkomt, en vanaf welke datum. Bijvoorbeeld: "Als de hoeveelheid afval in tonnen niet vóór 14 februari is aangeleverd, schatten we die op basis van het aantal medewerkers en een gepubliceerd gemiddelde, en rekenen we de schatting toe aan deze locatie." Stuur die afspraken mee met het plan. Collega's leveren hun bestand meestal snel aan zodra ze lezen welke aanname anders onder hun naam wordt gepubliceerd.
Een drempel voor materialiteit. Niet elke ontbrekende rij is een escalatie waard. Als een datapunt maar een fractie van een procent van het totaal uitmaakt, schat je het, noteer je dat en ga je verder. Bewaar je escalaties voor de rijen die het totaal merkbaar veranderen, meestal ingekochte goederen en diensten, energie en vracht. Als de emissies in de keten het grootste deel van je totaal vormen, gaat het plan vooral om die keuze, en dan is het zinvol om budget te reserveren voor ondersteuning bij scope 3.
Hoe schrijf je het plan zo dat het een overdracht overleeft?
Vier gewoonten helpen daarbij, en ze kosten weinig tijd.
Wijs eigenaren aan op functie en niet op naam. Schrijf "facilitair manager, Rotterdam" in plaats van de naam van een persoon. Wie een functie bekleedt, verandert vaak elk jaar, maar de functie zelf blijft meestal bestaan.
Geef het plan een versienummer en een datum. Het plan laat zien volgens welke methode je hebt gewerkt. Een beoordelaar of auditor wil daarom weten met welke versie je de cijfers van welk jaar hebt verzameld.
Houd een wijzigingslog bij. Noteer in één zin elke keer dat een bron, een eigenaar of een format verandert. Volgend jaar kun je met dat log uitleggen waarom een cijfer is veranderd.
Bewaar het plan bij de inventarisatie en niet in je mailbox. Het plan en de bewijsstukken horen op dezelfde plek als de cijfers. Anders krijgt je opvolger maar de helft van wat nodig is. Hoe het plan past in het hele traject, lees je in onze gids om een voetafdruk vanaf nul op te bouwen.
Wat verandert er als je een platform gebruikt?
Met een platform verandert vooral wie de gegevens invoert en waar de bewijsstukken worden opgeslagen. Het Hedgehog-platform heeft een AI-gids waarmee je in een chatgesprek je databronnen, data-eigenaren en documenten in kaart brengt. Daarmee vul je de kolommen voor eigenaar en bronsysteem van het register hierboven. Als een rij echt onduidelijk is, kun je in de app terecht bij GHG-experts van vlees en bloed. De overige kolommen, format, periode, deadline en terugvaloptie, bepaal je zelf, welke software je ook gebruikt. Je kunt collega's, consultants en auditors uitnodigen als data-eigenaar, auditor of manager. Een locatiemanager uploadt dan zelf het bestand bij de eigen rij, in plaats van het naar één overbelaste collega te mailen. Met het entiteitsbeheer houd je de rijen per locatie en vestiging gescheiden. Voor een gratis account heb je geen verkoopgesprek nodig, en Pro kost vanaf EUR 1.200 per jaar.
Houd bij je planning rekening met twee beperkingen.
Het uploaden blijft handwerk. Een klant uit het Small Business-segment schreef in augustus 2026 op G2 dat het inladen van de gegevens het lastigste deel is, hoewel alles daarna perfect werkt. Een verzamelplan maakt dat werk kleiner, omdat je minder hoeft na te vragen en minder hoeft over te doen, maar het werk verdwijnt niet.
Reken er niet op dat je bronsystemen automatisch gekoppeld zijn. Een klant uit het Mid-Market-segment noemde in juni 2026 op G2 meer koppelingen met andere software als het enige wat hij nog miste. Staat er in je plan dat een rij automatisch uit een ERP of een reissysteem komt, controleer dan eerst of die koppeling echt bestaat voordat je dat opschrijft.
Dit artikel gaat over gegevens voor de voetafdruk van een organisatie. Stuklijsten en procesgegevens voor de voetafdruk van een product vragen een ander soort onderzoek, dat we aanbieden als LCA-consulting.
Wat doe je als eerste?
Open een spreadsheet, zet elk datapunt dat je kunt bedenken onder elkaar en schrijf bij elk datapunt een naam. De andere kolommen laat je nog leeg. De rijen waar je geen naam bij kunt zetten, vormen het grootste risico voor je project. Meestal gaat het om woon-werkverkeer, afval en gegevens die bij een onderaannemer liggen.
Bespreek de lijst met je opdrachtgever en spreek de escalatieprocedure en de standaardschattingen af. Vul daarna de kolommen voor format en deadline in. Je kunt hetzelfde register opzetten in een gratis account, of het samen met ons laten opbouwen als onderdeel van footprintconsulting.
Bronnen: de Hedgehog-platformpagina en Hedgehog op G2, gelezen op 27 augustus 2026, en de Corporate Value Chain (Scope 3) Standard van het GHG Protocol uit 2011 voor de nummering van de scope 3-categorieën, gelezen op 16 september 2026. De methode op deze pagina komt uit onze eigen praktijk en is geen citaat uit een standaard. Geverifieerd 16 september 2026.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-16.
