Zo maak je eenvoudig een Carbon Reduction Plan voor Britse aanbestedingen

Voor veel kleine en middelgrote bedrijven kan bij het reageren op Britse overheidsaanbestedingen, het Carbon Reduction Plan plotseling tot een onverwacht obstakel leiden. Onder PPN 006 (voorheen PPN 06/21) is het nu een belangrijke eis voor aanbestedingen in de publieke sector om gestructureerd verslag te doen van duurzaamheid. Een bedrijf kan misschien goede diensten en lage prijzen hebben, maar toch in de problemen komen om één simpele reden: het heeft nog geen goed CO₂-reductieplan.

Heb jij als manager of besluitvormer veel met dit soort regels te maken, dan zul je vast weten dat het voldoen aan alle vereisten een behoorlijke opgave kan zijn. Met beperkte tijd en budget en zonder duurzaamheidsteam is het verzamelen van de CO2-gegevens een flinke uitdaging. Toch is het zeker mogelijk om een conform rapport te maken zonder al te veel gedoe. In dit artikel hebben we de belangrijke technische informatie voor je op een rijtje gezet. Ook bieden we je handige stappen om het nalevingsproces makkelijker te maken, zodat je vol vertrouwen kunt meedingen met Britse overheidsaanbestedingen.

Het verschil tussen CO₂-voetafdruk en Carbon Reduction Plan

Voordat we naar de technische vereisten kijken, is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een algemene CO₂-voetafdruk en een specifiek CO₂-reductieplan (CRP). Bedrijven denken vaak dat het geven van een eenvoudige berekening van hun emissies genoeg is om inkoopteams blij te maken. Een CO₂-voetafdruk is de basismeting van je uitstoot van broeikasgassen voor je hele bedrijf in een bepaald jaar.

 Het meten van je voetafdruk is een belangrijke eerste stap in het bijhouden van CO₂, maar het is niet genoeg om te voldoen aan de inkoopnormen van de Britse overheid. Een CO₂-reductieplan is een officieel document dat door de directie is goedgekeurd. Het gaat veel verder dan alleen boekhouding. Een CRP vraagt je om je huidige basisemissies te beschrijven, duidelijke en meetbare doelstellingen voor emissiereductie in de toekomst vast te stellen en duidelijk uit te leggen welke milieumaatregelen je van plan bent te nemen om die doelen te behalen. Het laat zien dat je mkb-bedrijf niet alleen weet dat het invloed heeft op het milieu, maar ook actief probeert om deze invloed te verminderen. Bekijk ook onze handige PPN 006-checklist voor Britse leveranciers om goed voorbereid te zijn.

Technische gegevensvereisten voor PPN 006 

Je kunt niet zomaar je emissies gaan schatten wanneer je je CRP voorbereidt voor overheidsaanbestedingen; je moet strikte regels volgen. De PPN 006 schrijft voor dat je je directe en indirecte emissies nauwkeurig rapporteert. Je moet specifiek rapporteren over je Scope 1- en Scope 2-emissies, samen met een zeer specifieke subset van je Scope 3-emissies. Om te verduidelijken wat dit in de praktijk voor je bedrijf betekent:

• Scope 1-emissies: Dit zijn directe emissies van bronnen in eigendom of beheer, zoals brandstofverbranding in bedrijfsvoertuigen of gasketels op locatie.
• Scope 2-emissies: Dit zijn de indirecte emissies die ontstaan door de productie van elektriciteit, verwarming of koeling die je organisatie gebruikt.
• Scope 3-emissies (subgroep): Hoewel een volledige analyse van de CO2-voetafdruk alle 15 Scope 3-categorieën omvat, verlangt de Britse overheid dat je je alleen richt op vijf specifieke bronnen voor je CRP-naleving. Je moet verslag doen over de volgende vijf Scope 3-categorieën:
  
  • Zakelijk reizen: Vliegtickets, treinreizen en hotels geregeld voor werk.
  • Woon-werkverkeer van werknemers: De uitstoot die ontstaat als werknemers van en naar hun werk reizen.
  • Afval dat ontstaat in de bedrijfsvoering: Het wegwerken en behandelen van afval dat door jouw faciliteiten wordt geproduceerd.
  • Transport en distributie: De logistiek om producten en diensten naar jouw locatie te brengen.
  • Downstream transport en distributie: De logistiek om je producten bij de eindklant te krijgen. 

Om te zorgen dat je geen belangrijke datapunten mist, adviseren we je een handige checklist te gebruiken. Bekijk daarnaast altijd goed het sjabloon voor het CO₂-reductieplan dat de Britse overheid aanbiedt. Door je gegevensverzameling vanaf het begin te organiseren volgens deze specifieke categorieën, voorkom je later problemen met de administratie. 

Zo stroomlijn je je dataverzameling voor een CRP

Het verzamelen van gegevens bij verschillende afdelingen, zoals over bijvoorbeeld woon-werkverkeer of afvallogboeken, vergt een goede afstemming. Uit onze ervaring weten we dat dit het moment is waar veel mkb-bedrijven vastlopen. Om dit proces soepel te laten verlopen, volg je deze handige stappen:

• Wijs één aanspreekpunt aan: Wijs één persoon in je organisatie aan om de verantwoordelijkheid voor de rapportage-inspanning op zich te nemen. Het hebben van een enkel aanspreekpunt voorkomt verwarring en zorgt voor verantwoordingsplicht.
• Handhaaf een strakke deadline voor gegevens: Zorg ervoor dat iedereen in je bedrijf zijn deel van de gegevens binnen één maand aanlevert. Verleng je deze periode, dan leidt dit vaak tot verlies van momentum en gemiste aanbestedingsdeadlines.
• Bereken eerst de nulmeting: De aangewezen persoon moet de eerste CO2-voetafdruk van je bedrijf vaststellen met behulp van de verzamelde gegevens.
• Werk samen aan reductiedoelstellingen: Zodra de nulmeting is vastgesteld, laat de strategie dan niet over aan één persoon. De leidinggevende moet samenwerken met je managementteam om een realistisch en bruikbaar CO₂-reductieplan op te stellen.

Volgens de PPN 006-regels moet je elk jaar rapporteren over de voortgang van je CO₂-voetafdruk. Het jaarlijks herhalen van dit handmatige proces met onoverzichtelijke spreadsheets wordt al snel onpraktisch en is zeer gevoelig voor fouten. Daarom is het veel beter om software voor CO₂-boekhouding te gebruiken. Hedgehog biedt oplossingen voor duurzaamheid die deskundig advies combineren met een speciale SaaS-tool om regeldruk te verlichten. Hedgehog Carbon Platform maakt de rapportage-eisen voor Britse overheidsaanbestedingen (PPN 006) eenvoudiger.

Stel je positie veilig

Voldoen aan nalevingsnormen zoals PPN 006 of CSRD hoeft de middelen van je bedrijf niet uit te putten. Door een duidelijke leider aan te wijzen, je Scope 1-, 2- en de subset van Scope 3-gegevens efficiënt te verzamelen, en duidelijk onderscheid te maken tussen je voetafdruk en je CRP, kun je je bedrijf positioneren om vitale overheidscontracten te winnen. Omdat je verplicht bent jaarlijks te rapporteren, zal het nu implementeren van een intuïtief systeem zich nog jaren uitbetalen. Het Hedgehog CO2-Platform is een van de goedkoopste en gebruiksvriendelijkste oplossingen in de markt, speciaal afgestemd op mkb’ers die behoefte hebben aan eenvoudige, duidelijke informatie zonder complexiteit.

‍