In het kort
- Een vragenlijst van een klant is een inkoopdocument met een deadline en geen rapportageproject.
- Stel één emissie-inventaris op en exporteer die naar het format van elke klant, zodat je nooit twee keer vanaf nul begint.
- De meeste tijd gaat zitten in het verzamelen van de gegevens en niet in het berekenen van het cijfer.
Carbon accounting software voor leveranciersvragenlijsten houdt één onderbouwde emissie-inventaris bij, waarmee je elke gegevensaanvraag van een klant beantwoordt in het format dat die klant wil. De software is bedoeld voor bedrijven die om cijfers worden gevraagd, niet voor bedrijven die zelf moeten rapporteren. Denk aan leveranciers van grote fabrikanten, retailers, overheden en zorginstellingen, waar de vraag bij een contract hoort en een deadline heeft. Stel daarom één herbruikbare inventaris op voordat de volgende vraag binnenkomt, in plaats van voor elke klant een nieuw antwoord in elkaar te zetten.
Dat lijkt vanzelfsprekend, maar bijna niemand doet het. Daardoor beantwoordt hetzelfde commerciële team vier keer per jaar dezelfde acht vragen en geeft het vier keer een net iets ander cijfer.
Wat vraagt een leveranciersvragenlijst eigenlijk?
Als je de opmaak wegdenkt, vragen bijna alle vragenlijsten naar dezelfde vijf dingen.
| Wat ze vragen | Wat ze echt willen | Waar je antwoord vandaan komt | Hoe vaak het verandert |
|---|---|---|---|
| Je scope 1- en 2-emissies | Een totaal in ton CO2e voor een genoemd jaar | Brandstof, wagenpark, elektriciteit, warmte | Jaarlijks |
| Je scope 3, of een deel daarvan | Meestal ingekochte goederen, transport of een totaal | Inkoopadministratie, transportgegevens, gegevens van leveranciers | Jaarlijks |
| Je berekeningsmethode | De bevestiging dat je het GHG Protocol gebruikt | De documentatie van je methode | Zelden |
| Een reductiedoel | Een doel met een jaartal, soms gevalideerd | Je directie, niet je software | Zelden |
| Een carbon reduction plan | Een gepubliceerd document in een voorgeschreven format | Opgebouwd uit de rijen hierboven | Jaarlijks |
Uit die tabel volgen twee dingen. De onderliggende gegevens zijn elke keer dezelfde, alleen de vorm verschilt. En de vragen waardoor een contract blijft liggen, gaan over de methode en het bewijs, niet over het cijfer zelf.
Wie krijgt deze vragenlijsten, en hoe vaak?
Iedereen die levert aan een bedrijf dat groot genoeg is voor een eigen rapportageplicht. Dat zijn inmiddels de meeste middelgrote bedrijven en de hele publieke sector.
De vragenlijsten komen niet verspreid over het jaar binnen, maar in pieken. Voor de meeste leveranciers is de drukste maand de maand nadat hun grootste klanten hun eigen boekjaar hebben afgesloten. Een tweede piek komt telkens als je inschrijft op een aanbesteding, omdat de vragen over CO2 tegenwoordig in de aanbestedingsdocumenten staan en niet meer als losse aanvraag komen.
Elke inkoper gebruikt een ander format. Britse overheidsopdrachten van meer dan GBP 5 miljoen per jaar (inclusief btw) kunnen onder PPN 006 als deelnamevoorwaarde een carbon reduction plan eisen. Dat plan is twaalf maanden geldig, maar volgens de Technical Standard moet je het binnen zes maanden na het einde van je boekjaar bijwerken. Dat format bespreken we in de PPN 006-checklist. Leveranciers van de NHS moeten vanaf april 2027 meer aanleveren: dan publiceren ze doelen, emissies en een carbon reduction plan voor hun wereldwijde emissies en alle relevante scope 3-categorieën. Dat staat in onze uitleg over de NHS Evergreen-beoordeling. Inkopers van bedrijven sturen meestal een spreadsheet of een link naar EcoVadis.
Waarom werkt het niet om elke vragenlijst vanaf nul te beantwoorden?
Omdat de antwoorden na verloop van tijd niet meer met elkaar overeenkomen, en iemand dat vroeg of laat opmerkt.
Het gaat bijna altijd op dezelfde manier mis. Een collega beantwoordt in maart een vragenlijst met cijfers over het kalenderjaar. Een andere collega beantwoordt in september de vragenlijst van een andere klant met cijfers over het boekjaar en een nieuwere set emissiefactoren. Elk cijfer is op zich te verdedigen, maar naast elkaar in een inkoopdossier lijken ze op een fout. De klant die dat ziet, heeft dan een reden om bewijs te vragen dat je niet snel kunt leveren.
Het tweede probleem zijn de kosten. Elke keer opnieuw beginnen kost dagen van het commerciële team. Niemand begroot die tijd, omdat het nooit als project zichtbaar wordt, maar als een reeks dringende verzoeken tussendoor.
De oplossing is eenvoudig: één inventaris, één vastgelegde afbakening en één methode, met een versie per jaar, die je exporteert naar elk sjabloon dat binnenkomt. Dat los je op met software, niet met een adviseur.
Wat moet de software kunnen opleveren?
De software moet vijf dingen kunnen opleveren. Test ze alle vijf voordat je koopt, met een echte vragenlijst die je al hebt ontvangen.
Een totaal per scope en per jaar, met een beschrijving van de afbakening. Je hebt geen dashboard nodig, maar een cijfer dat je met een voetnoot in een cel kunt plakken.
Scope 3 uitgesplitst per categorie, omdat klanten steeds vaker vragen naar de categorie die voor hen relevant is en niet naar je totaal.
Een export naar elk willekeurig sjabloon. Elke grote klant heeft een eigen spreadsheet. Deze eis wordt in de hele markt het meest onderschat, en juist deze eis komt in demo's zelden aan bod.
Een beschrijving van je methode. Welke standaard je volgt, welke bronnen voor emissiefactoren je gebruikt, over welk jaar het gaat en wat je hebt geschat. Kun je die beschrijving niet op verzoek leveren, dan is je cijfer minder waard dan je denkt.
Een vergelijking met vorig jaar die blijft kloppen. Als de emissiefactoren worden bijgewerkt, moet je vorig jaar opnieuw kunnen berekenen en tegelijk het oorspronkelijke cijfer bewaren. Vraag precies hoe een tool dat regelt.
Welke vragen mag je weigeren?
Meer dan de meeste leveranciers denken. Dat is goed om te weten voordat je een week aan een spreadsheet besteedt.
De EU heeft de wetgeving in 2026 aangepast. Een "protected undertaking" (in grote lijnen een bedrijf met minder dan 1.000 werknemers in de waardeketen van een groot rapporterend bedrijf) heeft sindsdien het wettelijke recht om vragen voor duurzaamheidsrapportage te weigeren als die verder gaan dan een nog te publiceren vrijwillige standaard. Een contractbepaling die dat recht opzijzet, is niet bindend. De inhoud van die standaard geldt voor boekjaren die op of na 1 januari 2027 beginnen, en in augustus 2026 lag de standaard nog ter toetsing bij het Europees Parlement en de Raad. De richting is wel duidelijk. Val je onder de definitie en stuurt een klant voor zijn duurzaamheidsrapportage een werkmap met vijftig tabbladen, dan hoef je een deel daarvan zeer waarschijnlijk niet in te vullen. Het recht geldt niet voor gewone inkoopvragen of vragen in het kader van due diligence, alleen voor vragen die bedoeld zijn voor duurzaamheidsrapportage. Welke vragen buiten dat maximum vallen, lees je in ESG-vragen weigeren.
Commercieel sta je veel sterker als je dit beleefd meldt en het redelijke deel van de vragen volledig beantwoordt, dan wanneer je te laat met een half antwoord komt.
Wat doet Hedgehog wel en niet voor een vragenlijst?
Met het platform stel je de emissie-inventaris van je organisatie op volgens het GHG Protocol. Een AI-assistent begeleidt je bij de opzet, het uploaden van gegevens en de rapportage. Het platform bevat meer dan 20.000 spend-based en activity-based emissiefactoren. Je kunt ook eigen gegevens van je organisatie of van een leverancier toevoegen. Dat is handig als een klant je een eigen emissiefactor stuurt en verwacht dat je die gebruikt. De rapportages ondersteunen het GHG Protocol, PPN 006 en de CO2-Prestatieladder, en er zijn werkstromen voor SBTi, B-Corp en EcoVadis. Met het beheer van entiteiten en gebruikersrollen voor data owners, auditors en managers laat je gegevens per locatie invoeren, zonder dat iedereen alles kan wijzigen. Het platform is beschikbaar in het Engels, Frans en Nederlands. Je kunt een gratis account aanmaken zonder verkoopgesprek, en het Pro-abonnement kost vanaf EUR 1.200 per jaar.
Er zijn twee beperkingen die je eerlijk moet afwegen.
Het inladen van de gegevens kost veel werk. Een reviewer van een klein bedrijf schreef in augustus 2026 op G2 dat alles perfect werkt zodra de gegevens zijn ingeladen, maar dat het inladen zelf lastig is. Zo ziet dit project er in werkelijkheid uit, dus reken voor het eerste jaar op dagen werk en niet op uren.
Productfootprints levert Hedgehog als dienst, niet als functie in het platform. Vraagt een klant om een cijfer per product, zoals een LCA, een EPD, een MKI-berekening of een PCF, dan valt dat buiten het platform, dat alleen de footprint van je organisatie berekent. Dat werk levert Hedgehog als LCA-advies. Controleer welke van de twee je vragenlijst echt vraagt. Ze worden vaak door elkaar gehaald, terwijl het verschil in werk groot is.
Waar begin je?
Pak de laatste vragenlijst die je hebt ontvangen en markeer elke vraag als een cijfer, een beschrijving van je methode of een beleidsvraag. Alleen voor de cijfers heb je voorbereidingstijd nodig.
Stel daarna één keer de inventaris op voor het jaar waar je klanten steeds naar vragen, en houd die bij. Bij de tweede vragenlijst verdien je die investering terug, ook als niemand er bij de eerste vragenlijst budget voor had gereserveerd.
Je kunt een gratis account aanmaken en een eerste cijfer voor scope 1 en 2 berekenen zonder met iemand te hoeven praten.
Bronnen: het Hedgehog-platform, Hedgehog op G2. Gelezen op 27 augustus 2026. Omdat wettelijke datums kunnen veranderen, controleer je de eisen van PPN 006 en NHS Evergreen het best in de oorspronkelijke bron voordat je ze in een inschrijving gebruikt.
Feiten op deze pagina zijn voor het laatst geverifieerd op 2026-09-17.
